HOPPE erstellt Datenblätter mit crossbase und Microsoft Word

crossbase.office bietet uns die Möglichkeit, professionell gestaltete Datenblätter aus unseren Stammdaten zu generieren – automatisiert und unkompliziert. Was zuvor nur mit großem manuellen Aufwand möglich war, ist nun mit wenigen Klicks erledigt. Besonders hervorzuheben ist die unkomplizierte Zusammenarbeit mit dem crossbase Team: Unsere Anforderung wurde in kürzester Zeit umgesetzt.

Karim Rufinatscha
Werbung, HOPPE AG

Müstair, den 24.4.2018: Die HOPPE AG entwickelt, produziert und vermarktet Beschlagsysteme aus Aluminium, Edelstahl, Kunststoff und Messing für Türen und Fenster. Sie beschäftigt in 7 Werken in Europa und den USA insgesamt über 2.600 Mitarbeiter. Der Sitz von HOPPE ist in Müstair (Schweiz). Das Unternehmen ist in seinem Geschäftsfeld europaweit Marktführer. Zur Verwaltung der Produktinformationen und Media Assets, der automatisierten Katalogproduktion sowie der Datenbereitstellung für Onlinekanäle und Printprodukte hat sich Hoppe vor 5 Jahren für die vollintegrierte Lösung von crossbase entschieden.

Zentrale Funktionen der Lösung

Informationsverteilung und Erstellung von Datenblätter mit Microsoft Word

Die Produktinformationen, welche für die Kataloge und Websites bereits genutzt werden, können mit der Einführung des Office-Moduls von crossbase jetzt von allen Mitarbeitern genutzt werden, z. B. für die Erstellung der Datenblätter im Vertrieb. Die mehrsprachigen, länderspezifischen Datenblätter enthalten die Produktbezeichnung, technische Daten in Tabellenform, Produktfoto, Produktzeichnung, Produktbeschreibung und Symbol-Hinweise für Prüfzeichen, Zertifikate und besondere Produkteigenschaften.

Vorgehensweise:

Anwendung: Produkte können über eine Volltextsuche, die Eingabe einer Artikelnummer oder die geführte Suche über einen Produktbaum gefiltert und ausgewählt werden.
Layouttechnik: Die Basis für die Datenblatterzeugung ist ein vordefiniertes Word-Template, welches durch die Verwendung von Seiten- und Tabellenlayouts auch anspruchsvolle Layoutvarianten ermöglicht.
Produktionstechnik: Ad-hoc nach Produktauswahl oder massenweise mit Batchaufruf Office-Modul (Parameter: Sprache, Sortiment) und Import in crossbase-Datenbank, bspw. zum Download auf der Website.

Datenimport und Datenpflege mit PIM und MAM von crossbase

Die crossbase-Lösung mit PIM und MAM wird bei HOPPE für die Datenpflege der Produktinformationen verwendet. Über 35.000 Artikel werden einschließlich der Produkthierarchie, der Stammdaten und der Preise über eine XML-Datenschnittstelle von AX in die crossbase-Datenbank importiert. Weitere marketingrelevante Produktinformationen werden in crossbase ergänzend gepflegt, bspw. Produktfotos, Zeichnungen, textuelle Produktbeschreibungen in Form von Aufzählungstexten samt den Übersetzungen.

Automatisierung der Produktkataloge und Datenbereitstellung für Website

Aus der crossbase-Datenbank werden die Daten für viele sprach- und länderspezifische Onlinekataloge bereitgestellt. Außerdem wird der gedruckte Katalog mit über 1.000 Seiten vollautomatisch mit crossbase und Adobe InDesign erzeugt. Dieser wird im Stehsatz mit einem fließenden Umbruch der Tabellenblöcke vollautomatisch umgesetzt. Nach Fertigstellung der Dokumente sind nur wenige Arbeitstage notwendig, um den Katalog für den Druck fertigzustellen. Dies beinhaltet Layoutkorrekturen (welche in die Datenbank zurück gespeichert werden), die Satzspiegelsteuerung, den Artikelnummer-Index, das Preisupdate bis hin zur Erzeugung des druckfertigen PDFs.