InDesign-Plugin für die transparente Nachverfolgung von Inhalten im Einsatz bei COLTENE

Durch das neue InDesign-Plugin von crossbase können wir die Anforderung, alle regulatorisch wichtigen Inhalte unserer Produkte jederzeit bis zur Quelle nachzuverfolgen, einfach und sicher in allen Publikationen erfüllen.

Michael Riener
Creative Director & Manager DTP, Coltène/Whaledent AG

Altstätten, den 04.03.2021: COLTENE betreibt modernste Entwicklungsabteilungen und Herstellerwerke in der Schweiz, Deutschland, Frankreich sowie USA und Kanada. Die Dentalgruppe vertreibt Klein- und Großgeräte, sowie chemische und mechanische Verbrauchsmaterialien. COLTENE bietet ein breites Portfolio an, welches drei Themen umfasst: Infektionskontrolle, Zahnerhaltung und Behandlungseffizienz.

Zentrale Funktionen der Lösung

Umfassende Transparenz durch Rückverfolgung von Publikationsinhalten

Zukünftig wird COLTENE das InDesign-Plugin von crossbase für die Gestaltung und die Fremdsprachenadaption von sämtlichen Kommunikationsmitteln verwenden. Dies umfasst die Platzierung von Text- und Bildverknüpfungen, die im PIM-System verwaltet werden. Auslöser für den Einsatz des Plugins war, dass speziell bei regulatorisch relevanten Inhalten, wie beispielsweise USPs oder Kernaussagen zum Produkt, aufgrund von Verordnungen nachgewiesen werden muss, woher die Inhalte kommen.

Um dieser Anforderung Rechnung zu tragen können bei der Platzierung der Inhalte im InDesign-Dokument entsprechende Kennzeichnungen hinterlegt werden, so dass sich die Referenzen eindeutig identifizieren und zum Quell-Element in der crossbase-Datenbank zurückverfolgen lassen. Dies schafft umfassende Transparenz und ermöglicht zudem die einfache Durchführung von Audits. Auch die Einbettung von InDesign Snippets (z.B. Produkttabellen aus bereits bestehenden Katalogen) ist möglich und wird ebenfalls genutzt.

Funktionen und Arbeitsweise zur datenbankgestützten Erstellung von Dokumenten mit kreativem Layout

Nach der Installation des Plugins können in einer neuen Palette mittels Anbindung über den zentralen API-Server sämtliche Inhalte wie z. B. Bilder, Texte oder auch InDesign-Snippets aus der crossbase-Datenbank abgefragt und per Mausklick in das aktuelle Dokument eingefügt werden. Die Suche erfolgt über Bezeichnungen von Medienelementen und in Textinhalten.

Textformatierungen aus der Datenbank können bei Bedarf ebenfalls übernommen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Absatz- und Zeichenformate zuvor im InDesign-Dokument angelegt worden sind. Platzierte Inhalte wie Texte und Bilder können zudem nachträglich mit einem Mausklick aktualisiert werden, so dass auch manuell erstellte Dokumente jederzeit mit aktuellen Informationen aus dem PIM-System aktualisiert werden können.

Ebenso können nachträglich Übersetzungen ergänzt werden. Dabei werden die Texte und Bilder der gewünschten Fremdsprachen automatisiert deckungsgleich zur Quellsprache auf entsprechenden Sprachebenen eingefügt. Bilddaten können außerdem in niedriger Auflösung in ein lokales Verzeichnis heruntergeladen werden, falls bei der weiteren Bearbeitung des Dokuments ggf. temporär kein Zugriff auf die PIM-Datenbank möglich ist.