Workflowmanagement

Oft sind viele Benutzer an unterschiedlichen Standorten am Datenpflegeprozess beteiligt. Zu diesen Personen zählen Power-User, die nahezu täglich mit dem System arbeiten sowie gelegentlich arbeitende Benutzer oder auch Anwender aus den Bereichen Marketing und Verkauf, die Informationen für die Erstellung von InDesign-, Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumenten nutzen. Je nach Anforderung dieser Nutzer, bietet crossbase eine angepasste Arbeitsumgebung.

Um den anwenderspezifischen Anforderungen gerecht zu werden, stehen zwei Arbeitsumgebungen zur Verfügung. Desktop-Clients sind auf die Bedürfnisse von Power-Usern ausgerichtet. Sie ermöglichen eine hohe Produktivität, maximalen Funktionsumfang und die direkte Anbindung lokal installierter Programme von Adobe und Microsoft ausgerichtet. Web-Clients für Datenpflege und Übersetzung sind für Gelegenheitsnutzer optimiert und bieten einen fokussierten Funktionsumfang, eine geführte Bedienung und eine kurzer Einarbeitungszeit.

Basis für die Datenpflege ist die Zugriffssteuerung über Benutzerrollen und -rechte. Diese Einstellungen werden vom Administrator gepflegt. Die Zugriffe werden anhand von Funktions- und Objektrechten definiert. Der Zugriff kann global auf Produktebene bis zu den Inhalten ausdifferenziert werden. Benutzer können sich zudem mit Single Sign-On (SSO) in das System einloggen.

BPM-Modul

Mit dem BPM-Modul können Prozesse mit einem grafischen Editor konfiguriert und visualisiert werden. Insbesondere Datenpflege und Übersetzungsprozesse können so transparent abgebildet werden, wie zum Beispiel die Neuanlage von Artikeln, die über die Schnittstelle zum ERP-System im PIM erfolgt. Durch die Standardisierung der Prozesse kann die Datenpflege effektiv und übersichtlich gestaltet werden.

 

BPM-Editor

Mit dem BPM-Editor können Prozesse strukturiert abgebildet werden. Im BPM-Editor können Symbole ausgewählt, angeordnet, über Pfeile verbunden und parametrisiert werden.

Mit dem DQM-Modul kann der Anwender die Vollständigkeit der Datenpflege und Übersetzung auswerten und den Fortschritt grafisch für einen gesamten Produktbereich darstellen. Die Basis bilden Pflichtfelder und KANN-Felder die zuvor definiert werden. Anschließend können mit dem Pflegewizard geführt die fehlenden Informationen ergänzt werden. Darüber hinaus kann der Ausgabekontext festlegen werden (z. B. Onlineshop). Somit kann bereits bei der Datenpflege geprüft werden, ob alle relevanten Informationen für einen bestimmten Ausgabekanal vollständig sind.

Die Workflowengine überwacht im Hintergrund laufend die Prozesse und erzeugt die Aufgaben bzw. entfernt erledigte Aufgaben. Die Aufgaben werden mit einem Status versehen. Im BPM-Editor kann der Administrator diesen Status einsehen. In der Aufgabenliste werden die erzeugten Aufgaben benutzerspezifisch dargestellt mit Objekt, Aufgabe, Eingangsdatum, Wunschtermin und Beschreibung der Aufgabe. Per Direktlink können die Aufgaben sofort bearbeitet werden. Sobald die Aufgabe erledigt ist, erkennt dies die Workflowengine und steuert den Prozess weiter.

Auf Knopfdruck kann eine Produktvorschau angefordert werden. Diese ist direkt in die Oberfläche integriert und wird anhand von auswählbaren HTML-Templates angezeigt. Die Produktvorschau kann als PDF gespeichert werden. Die Voransichten werden über vordefinierte Templates mit einem grafischen Editor erstellt. Fehlende Inhalte können über farblich gekennzeichnete Bereiche schnell erfasst werden.

Korrekturen an Produktinformationen müssen nicht in PDF-Dateien oder Screenshots gesammelt werden, sondern können direkt im PIM angepasst werden. In elektronischen Medien werden die Informationen automatisch aktualisiert. In Printmedien erfolgt die Aktualisierung bei der nächsten Produktion der InDesign-Dokumente. Hierbei unterstützt die Ampelschaltung, die dies protokolliert, ausgibt und dabei farblich anzeigt. Der Layouter erkennt somit auf einen Blick, welche Seiten geprüft und aktualisiert werden müssen.