Datenmigration von PIM-Systemen leicht gemacht

Tipps für das Vorgehen, um den Parallelbetrieb möglichst kurz zu halten

Wenn man ein PIM-System migriert, ist es notwendig das PIM-System selbst, als auch alle bestehenden Ausleitungen, Schnittstellen und Funktionen zeitnah abzulösen, um den (aufwändigen) Parallelbetrieb möglichst kurz zu halten. Ich möchte aus der Praxis berichten welches Vorgehen sich dabei bewährt hat.

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Wenn man ein PIM-System migriert, ist es notwendig das PIM-System selbst, als auch alle bestehenden Ausleitungen, Schnittstellen und Funktionen zeitnah abzulösen, um den (aufwändigen) Parallelbetrieb möglichst kurz zu halten. Ich möchte aus der Praxis berichten welches Vorgehen sich dabei bewährt hat.

Im Prinzip unterscheidet sich die Datenübernahme zur erstmaligen Befüllung eines PIM-Systems nicht so sehr, ob es aus einem bestehenden PIM-System („Datenmigration“) oder auf der „grünen Wiese“ erfolgt, also für den Fall, dass noch kein PIM-System existiert. In beiden Fällen muss das Ergebnis natürlich dasselbe sein. Allerdings gibt es im Detail einige Dinge zu beachten, wenn man schon jahrelang mit einem PIM-System gearbeitet hat.

Prüfen Sie das Optimierungspotenzial  bei Datenmodell, ERP-Schnittstelle und Ausleitungen

Der wichtigste Punkt vorweg: Es ist nichts so gut, dass man es nicht besser machen kann. Das gilt auch für das Datenmanagement mit einem bestehenden PIM-System:

ERP-Schnittstelle

Teilweise gab es beim bestehenden PIM-System noch gar keine ERP-Schnittstelle, was zur Folge hatte, dass die Artikelstammdaten nicht synchron sind, insbesondere der Status der Produkte (verkaufsaktiv, ausgelaufen, gesperrt usw.). Und teilweise ist zwar eine ERP-Schnittstelle bereits implementiert, die aber nicht umfassend genug ist und somit ebenfalls eine mangelnde Synchronität zur Folge hatte. Oft kann man zudem feststellen, dass viele, für die Produktkommunikation relevanten Artikel gar nicht im ERP-System existieren, wie beispielsweise Ersatzteile oder Set-Bestandteile.

Datenmodell

Meistens zeigt sich, dass sich die Strukturierung und die Klassifizierung der Produktdaten optimieren lässt. Zum einen, weil es an Funktionen im „alten“ PIM-System gemangelt hat (wie beispielsweise Varianten- und Vererbungslogiken). Zum anderen, weil es im Laufe der Zeit bestimmte „Learnings“ in Bezug auf das (gewachsene) Datenmodell gab, wie man die Produktdaten besser strukturieren würde, wenn man denn das System neu aufsetzen könnte.

Ausleitungen

Bei der Einführung des ersten PIM-Systems, sprich auf der grünen Wiese, hat man einmalig die Möglichkeit das System schrittweise auszubauen, Ausleitung für Ausleitung. Man startet beispielsweise mit der Anbindung an die Website, den Onlinekatalog oder den Shop. Dann folgt die Ausleitung mit InDesign für die gedruckten Verkaufsunterlagen oder PDF-Dokumente. Dann werden Handelspartner mit Daten versorgt, nach und nach in verschiedenen Formaten wie Excel, BMEcat, ECLASS, ETIM. Schließlich folgen Schnittstellen zu Portalen wie AUSSCHREIBEN.DE, CAD-Portale oder E‑Commerce Bestellplattformen wie Amazon und nexmart. Dieser beschriebene schrittweise Ausbau ist bei einer Datenmigration nicht möglich: Alle bestehenden Ausleitungen müssen zeitnah umgestellt werden. Die Schwierigkeit dabei: Die umgestellten Ausleitungen, insbesondere die elektronischen Ausleitungen, sollten optimalerweise kompatibel zu der „alten“ Ausleitung sein, damit im Zielsystem Umstellungen und damit verbundene Aufwände vermieden werden können.

Nutzen Sie eine möglichst umfassende Schnittstelle zum ERP-System

Mein erster Tipp ist es, möglichst viele, bereits bestehende Daten aus dem ERP-System über eine Schnittstelle laufend zu beziehen. Denn alle Daten, die aus dem ERP-System stammen, müssen nicht aus dem „alten“ PIM-System migriert werden! Natürlich nur diejenigen Daten, für die das ERP-System die Datenhoheit hat. Das ist übrigens ganz wesentlich, dass man die Datenhoheiten für jede Information festlegt: Wo soll die Information originär gepflegt werden? Im ERP-System, im PIM-System usw. Diese Informationen sollen dann auch nur in diesem System gepflegt und dann darauf zurückgegriffen werden. Der Vorteil ist, dass man Daten, die man laufend beziehen kann, nicht einmalig aufbereiten und übernehmen muss, das spart viel Arbeit.

Welche Artikelstammdaten sind bei einer „umfassenden“ ERP-Schnittstelle zu prüfen:

• PIM-Relevanz von Artikeln, d.h. welche Artikel sind für die Produktkommunikation überhaupt notwendig?
• Artikelnummer und Bezeichnungen zur Identifizierung
• (Mehrsprachige) Verkaufstexte
• Artikelstatus, Auslaufdatum, Nachfolgeartikel für den Produktentwicklungsprozess
• Technische Daten, falls vorhanden, zur Produktbeschreibung
• EAN, Gewicht, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Basismengeneinheit, Verpackungsdaten usw. für die Logistik
• Preisdaten, mit Gültigkeiten für Brutto- und Kundenpreislisten

Optimieren Sie das Datenmodell

Die Chance zur Optimierung des Datenmodells ist bei einem Wechsel einmalig und soll unbedingt genutzt werden. Dabei fließen ein:

• Die eigene Erfahrung und das Wissen um bestehende Mängel im Datenmodell. Das sind oft ganz gewöhnliche Themen, beispielsweise die Verwendung von Auswahllisten mit festgelegten Einträgen, die richtige Vergabe von Datentypen und Trennung der Zahlen von den Einheiten, der Aufsplittung von Min-Max-Attributen, der Kennzeichnung von sprachneutralen Inhalten.
• Der Abgleich zu den Möglichkeiten im neuen PIM-System, beispielsweise die Nutzung von Varianten- und Vererbungslogiken, Klassenbildungen mit Pflichtfeldvorgaben, der Zuordnung von beschreibenden Bildern und Texten zu Attributwerten, der formelmäßigen Umrechnung von Zahlen in US-Einheiten, dem Einsatz von Platzhaltern.

Prüfen Sie bei allen Ausleitungen, wie sie sich umstellen lassen

Bei bestehenden elektronischen Ausleitungen stellen sich folgende Fragen:

• Grundsätzlich ist vorweg zu entscheiden, ob Zielsysteme wie Website, Onlinekatalog oder Shop, für die nächsten Jahre weiterhin eingesetzt werden sollen oder ob eh eine Umstellung, Relaunch o. ä. geplant ist.
• Gibt es weitere relevante Zielsysteme, die bisher aus technischen Gründen nicht angebunden werden konnten? Beispielsweise Konfiguratoren, Klassifikationen (ECLASS, ETIM), Portale o. ä.? Dann ist es natürlich sinnvoll diese auch in der Planung zu berücksichtigen.
• Technisch gesehen: Welche Schnittstellen und Formate werden bisher eingesetzt? Welche „Mappings“ sind notwendig, um nach der Umstellung kompatibel zu bestehenden Anbindungen zu sein?

Für die Ausleitung von gedruckten Verkaufsunterlagen bzw. PDFs, die bereits vollautomatisch mit InDesign produziert werden, stellen sich folgende Fragen:

• Wie können die bestehenden Templates und Platzierungslogiken für Tabellen und Seiten weiterhin genutzt werden? Optimalerweise existieren sie in InDesign.
• Wo und inwieweit weichen die Inhalte der Dokumente von den PIM-Daten ab? Optimalerweise sind alle Inhalte bereits in dem „alten“ PIM-System enthalten und können dann auch einfach mitmigriert werden.

Tipps für die Datenmigration

Wie schon bei den Ausleitungen beschrieben ist ein schrittweises Vorgehen nicht zu empfehlen. Es müssen alle Daten „auf einen Rutsch“ migriert werden, um den oben genannten Parallelbetrieb möglichst kurz zu halten. Der Vorteil dabei ist, dass man alle Daten in der Gesamtheit im Blick hat und dadurch effizienter ist und auch systematischer strukturelle Datenprobleme erkennt.

Technisch gesehen, würde ich für die Phase der Datenmigration ganz klar Excel empfehlen. Aus dem einfachen Grund, dass man die Daten dort anpassen, optimieren und ergänzen kann. Die Kür ist es übrigens, wenn die Excel-Migrationsdateien auf einer Vorlage basieren (XML-Schema XSD) und dadurch Validierungen und Umwandlungen in XML möglich sind.

Bevor jedoch mit der Datenmigration gestartet werden kann, ist zu prüfen, ob die Daten überhaupt aus dem „alten“ PIM-System in Excel-Format exportiert werden können. Aus der Praxis heraus kann ich bestätigen, dass dies bisher immer der Fall war.

Einsatz von KI zur Datenmigration

Zum Schluss möchte ich noch meine Erfahrungen mit der Unterstützung durch KI teilen. Hier bin ich der Meinung, dass die KI dann ihr volles Potenzial  entfalten kann, wenn die Grunddaten bereits eine hohe Qualität haben. Kann KI auch für die Datenoptimierung genutzt werden? Hmmh, theoretisch ja, die Frage ist nur, ob  sich das rechnet!? Typische Zeiten für die Datenmigration betragen im Schnitt mehrere Monate. Man kann also mit KI eventuell Wochen sparen. Man muss auf der anderen Seite bedenken, dass es einen Korrekturlauf braucht, und oft sind Korrekturen aufwändiger als die manuelle Aufbereitung. Daher würde ich empfehlen, die Optimierung der Daten vorwiegend händisch zu machen und die KI im Zusammenhang mit der Datenmigration beispielsweise zur Prüfung der Datenqualität sowie für einfache Dinge wie beispielsweise der Trennung der Einheiten von Zahlen, der Extraktion von Textbausteinen usw. einzusetzen.