Die unterschätzten Kosten: Warum es richtig teuer werden kann, kein (modernes) PIM-System einzuführen

Viele mittelständische Industrieunternehmen unterschätzen das Thema PIM noch immer gewaltig. Viele Entscheider denken: „Unsere Excel-Listen, das ERP und die Daten bzw. das Wissen in den einzelnen Abteilungen reichen doch eigentlich aus – wir sparen uns die Investition, in der Vergangenheit hat’s ja auch funktioniert!“

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Gesprächen mit Kunden, Partnern, aber auch Interessenten zeigt jedoch: Genau das Gegenteil ist der Fall: Die versteckten Kosten des „Weitermachens wie bisher“ stellen sich meist als deutlich höher heraus als die Einführung eines Product Information Management-Systems.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag offen und detailliert zeigen, wo überall Geld, Zeit und Chancen verloren gehen. Besonders dringlich wird das Thema durch den Digitalen Produktpass (DPP), der stufenweise für viele Produktgruppen zur Pflicht wird. Wer jetzt nicht vorbereitet ist, riskiert später richtig teure und vielleicht auch hektische „Nacharbeiten“.

Welche Faktoren dazu führen, dass teuer, ineffektiv und unproduktiv gearbeitet wird

1. Der tägliche Wahnsinn: Zeit (und Nerven) durch fehlende Integration der Daten

Das Ganze fängt banal an: Ihre Mitarbeiter im Marketing, Vertrieb und Produktdatenmanagement verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Daten zusammenzusuchen, zu kopieren, anzupassen und immer wieder zu prüfen.

Typische Beispiele aus dem Alltag:

• Technische Daten werden aus dem ERP gezogen, in Excel nachgepflegt, für den Katalog nochmal angepasst und für den Online-Shop wieder anders formatiert.
• Bilder und Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern, Versionen und Formaten – man ist immer auf der Suche nach der aktuellsten Datei.
• Für jede neue Sprache muss alles nochmal zusammengestellt und an eine Agentur oder einen Übersetzer gegeben werden.
• Bei Änderungen (neuer Preis, geänderte Zulassung, neues Merkmal) muss die Aktualisierung manuell in allen Kanälen nachgezogen werden.

Das summiert sich schnell auf mehrere Vollzeitkräfte – je nach Unternehmensgröße und Komplexität des Sortiments. Dazu kommen ständige Rückfragen aus dem Vertrieb („Welche Angabe ist denn jetzt richtig?“), Korrekturschleifen bei Katalogen und Frust im gesamten Team.

Mit einem modernen PIM-System wie crossbase legen Sie die Daten einmal zentral und richtig an. Danach stehen sie automatisch überall aktuell zur Verfügung – ob für Print, Website, Marktplätze oder den Digitalen Produktpass. Das ist keine kleine Effizienzsteigerung, sie verändert den ganzen Arbeitsalltag.

2. Umsatzverluste durch unvollständige oder inkonsistente Daten

Kunden entscheiden heute extrem schnell. Fehlen wichtige technische Details, sind Bilder unscharf, Beschreibungen widersprüchlich oder fehlen Vergleichsmöglichkeiten, dann ist der potenzielle Käufer weg.

Konkrete Folgen, die wir immer wieder beobachten bzw. die uns berichtet werden:

• Hohe Abbruchraten bei Online-Shops
• Schlechtere Auffindbarkeit und geringere Chancen in Ausschreibungen sowie auf Marktplätzen
• Weniger Cross-Selling und Up-Selling, weil Zusammenhänge (Zubehör, Ersatzteile, Varianten) nicht transparent dargestellt werden
• Negative Rückmeldungen von Kunden und Partnern sowie längere Verkaufszyklen durch Rückfragen und Unsicherheiten
• Verlorene internationale Aufträge, weil länderspezifische Anforderungen, Normen und Zulassungen nicht sauber abgebildet sind

3. Wachstum wird zur Bremse

Bei steigender Variantenvielfalt, neuen Produktlinien oder der Zunahme von internationalen Aktivitäten kann ein „Excel-basiertes“ System oder ein veraltetes PIM schnell „kollabieren“.

Typische Probleme:

• Unübersichtliche Produktstrukturen (Stücklisten, Konfigurationen, Beziehungen)
• Länderspezifische Anforderungen (Normen, Zulassungen, Sprachen, Preise) lassen sich kaum effizient managen
• Time-to-Market für neue Produkte dauert zu lange
• Integration akquirierter Produkte nicht möglich

Ein modernes, skalierbares PIM-System wächst hier mit. Sie modellieren komplexe Zusammenhänge einmal zentral und können sie danach blitzschnell in allen Kanälen ausspielen. Das macht Ihr Unternehmen deutlich agiler und zukunftsfähiger.

4. Regulatorische Risiken und der Digitale Produktpass (DPP)

Jetzt wird es spannend (und teuer, wenn man nichts tut). Der Digitale Produktpass ist ein zentrales Element des EU Green Deal und der Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR). Ab ca. 2027 müssen viele Produkte einen digitalen Pass mit umfassenden Lebenszyklus-Informationen mitführen.

Dazu gehören unter anderem:

• Detaillierte Material- und Stoffzusammensetzung
• CO2-Fußabdruck und Umweltdaten
• Informationen zur Reparierbarkeit, Haltbarkeit und Recyclingfähigkeit
• Herkunft, Lieferkette und Entsorgungshinweise
• Technische Dokumente und Zertifikate

Diese Daten müssen entlang der gesamten Wertschöpfungskette zugänglich und aktuell sein – für Hersteller, Händler, Verbraucher und Recyclingbetriebe.

Ohne zentrales PIM-System drohen:

• Hohe Nachrüstkosten kurz vor der Frist
• Haftungs- und Compliance-Risiken bei falschen oder unvollständigen Angaben
• Nachteile in Ausschreibungen und bei nachhaltigkeitsbewussten Kunden
• Aufwändige manuelle Zusammenstellungen für jeden Produktpass

Ein gutes PIM wird hier zum zentralen Daten-Hub für den DPP. Sie pflegen die Informationen strukturiert ein und können sie automatisiert bereitstellen. crossbase bringt dafür die entsprechenden Funktionen mit – flexible Attribute, gute Klassifizierungsmöglichkeiten und saubere API-Schnittstellen.

5. „Technische Schulden“ und hohe IT-Kosten

Viele Unternehmen haben im Laufe der Jahre einen echten Wildwuchs an Systemen aufgebaut: ERP, verschiedene Shops, Excel-Dateien, Agentur-Tools, separate Mediendatenbanken usw. Jede neue Anforderung (neuer Marktplatz, neue Website, neues Land) führt zu neuen Schnittstellen und viel Aufwand.

Die Folge: Hohe Wartungskosten, Abhängigkeit von externen Dienstleistern, ständiges Risiko von Inkonsistenzen und Ausfällen.

crossbase geht einen anderen Weg: Eine einheitliche Datenbank als Basis, integrierte Module für PIM, MAM/DAM, Übersetzungsmanagement, Print-Vollautomatisierung und mehr. Das reduziert Schnittstellen-Probleme massiv (!) und macht den Betrieb planbarer und günstiger – egal ob Sie On-Premise, in der Private Cloud oder als SaaS arbeiten.

6. Die größten Kosten: Die verpassten Chancen

„Kontraintuitiv“ aber wahr: Das Teuerste sind eigentlich die Dinge, die Sie nicht machen:

• Keine schnelle, automatisierte Erstellung hochwertiger Kataloge und Datenblätter
• Keine wirklich guten Product Finder oder Konfiguratoren für Ihre Kunden
• Keine KI-Unterstützung bei der Content-Erstellung und -Optimierung
• Schwächere Position bei Nachhaltigkeitsthemen und in Ausschreibungen
• Langsamere Reaktion auf Marktveränderungen und Kundenwünsche

Während Sie noch mit manuellen Prozessen kämpfen, bauen Ihre Wettbewerber mit moderner Technik echte Vorteile auf.

Warum viele Industrieunternehmen genau crossbase wählen

crossbase ist keine reine PIM-Software, sondern eine echte All-in-One-Lösung, die speziell für die Anforderungen der Industrie entwickelt wurde. Neben dem klassischen PIM gibt es starke Funktionen für Mediendaten (MAM/DAM), Übersetzungen, Print-Automatisierung, E-Commerce-Anbindungen und vieles mehr.

Besonders geschätzt werden:

• Die saubere Abbildung komplexer Produktstrukturen (Varianten, Stücklisten, Beziehungen, Zulassungen)
• Hohe Datenqualität durch Single Source of Truth
• Gute Unterstützung für internationale Märkte und Mehrsprachigkeit
• Vorbereitung auf Anforderungen wie den Digitalen Produktpass
• Hohe Automatisierungsgrade bei Print und Digital
• Persönlicher, zuverlässiger Support und transparente Kosten

Viele Kunden aus Maschinenbau, Elektrotechnik und anderen Branchen berichten, wie viel entspannter und schneller die Prozesse danach laufen.

Weitermachen wie bisher ist langfristig die teuerste Entscheidung

Die versteckten Kosten ohne modernes PIM sind hoch – und sie werden durch den Digitalen Produktpass und steigende Marktanforderungen noch weiter zunehmen. Eine gute PIM-Einführung amortisiert sich in der Regel relativ schnell durch Zeitersparnis, mehr Umsatz, geringere Risiken und neue Möglichkeiten.

Auch das ist klar und ein Punkt, den ich hier noch anführen will: Viele verantwortliche Entscheider kennen das nämlich: Die Angst, die falsche (PIM-)Lösung auszuwählen oder ein teures Projekt zu starten, das am Ende nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, führt oft dazu, lieber gar nichts zu tun. Immerhin steht die eigene Reputation auf dem Spiel.

Man bleibt also beim Status quo – auch wenn dieser täglich Geld kostet und frustrierte Mitarbeiter hinterlässt. Genau hier setzen strukturierte Maßnahmen an: Eine fundierte Potenzialanalyse, klare Anforderungsworkshops, Referenzbesuche bei vergleichbaren Unternehmen und eine schrittweise Einführungsstrategie reduzieren das Risiko erheblich. So wird aus einer unsicheren Bauchentscheidung eine gut abgesicherte, faktenbasierte Investition, die sich schnell amortisiert.

Haben Sie Lust, mal ganz unverbindlich zu schauen, wie die Situation bei Ihnen aussieht? Wir analysieren gerne Ihre aktuellen Prozesse und zeigen konkrete Einsparpotenziale und einen realistischen Weg – inklusive Vorbereitung auf den DPP.

Schreiben Sie mich gerne an: j.muffler@crossbase.de