FLEX-Elektrowerkzeuge est un fabricant d'outils électriques. L'entreprise a été fondée en 1922 et est entrée dans l'histoire industrielle en 1954 avec la première meuleuse d'angle à grande vitesse, la DL 9. Aujourd'hui encore, le nom de marque FLEX est utilisé dans le langage courant par les utilisateurs pour désigner les meuleuses d'angle. Le terme « flexage » s'est même imposé en Allemagne comme désignation générale du tronçonnage. L'entreprise, qui fait partie du groupe Chervon, a des filiales ou des sociétés sœurs en France, au Royaume-Uni, en Belgique, aux Pays-Bas, en Italie et en République tchèque.

Situation de départ

FLEX utilisait déjà un PIM depuis de nombreuses années et connaissait donc l'importance d'une base de données centralisée pour la communication produit à l'échelle mondiale. Le choix de crossbase a été fait par le département spécialisé en accord avec l'IT, le conseil d'administration et le groupe d'entreprises. Le fait que crossbase fournisse un système entièrement intégré - avec PIM, DAM, print (liste des prix, catalogue, fiches techniques) et de multiples mises à disposition des données pour le site web, BMEcat/ETIM, nexmart, loadbee, Excelexports, etc. a été déterminant. Par ailleurs, le confort de la maintenance des données et du processus de traduction basés sur le web a joué un rôle important : la gestion intégrée des traductions et la traduction en ligne permettent de relier directement plus de 10 pays.

Remplacement du système PIM existant

Les raisons du remplacement d'un système PIM peuvent être multiples. Souvent, les exigences augmentent et le système existant ne peut plus y répondre. Ou le système n'est tout simplement plus développé. Dans le cas de FLEX, c'est ce dernier cas qui s'est présenté.

Le défi à relever :

De nombreuses applications devaient être remplacées ou réalisées en peu de temps.

La solution PIM existante doit être remplacée. Pour cela, les données ont été migrées et la qualité des données a été optimisée avant l'importation, c'est-à-dire consolidée et uniformisée. Un large éventail de canaux de sortie doit être rendu possible en peu de temps. Pour l'automatisation des productions d'imprimés, l'agence externe a été reliée. La mise à disposition des données aux boutiques en ligne et aux portails a été effectuée pour 21TORR, nexmart et loadbee. Enfin, les partenaires commerciaux sont approvisionnés individuellement avec des catalogues BMEcat/ETIM et des excexports.

La solution :

PIM et DAM de crossbase.

Chez FLEX, le logiciel standard modulaire crossbase a été mis en œuvre avec le Product Information Management (PIM), le Digital Asset Management (DAM) et le système de publication cross-média. Des modules ont été utilisés pour l'interface avec le système ERP Oracle, la traduction et la mise à disposition des données pour les boutiques en ligne, les portails et les partenaires commerciaux ainsi que l'automatisation de l'impression.

La démarche

Au départ, il faut toujours se demander comment transférer les données de la manière la plus efficace et la plus appropriée dans la base de données crossbase. Dans le cas de FLEX, il a été décidé de faire appel à un soutien professionnel. Cela a permis d'économiser des ressources propres et le savoir-faire a assuré le bon déroulement de la migration des données. Le processus se déroule désormais comme suit :

Les articles avec données maîtresses sont importés en continu via l'interface standard du système ERP. Dans crossbase, les articles nouvellement importés sont classés dans la structure produits par la gestion des produits. En complément, les caractéristiques techniques et les relations du produit sont gérées, par exemple l'étendue de la livraison, les accessoires et les pièces de rechange.

Les éléments média (photos, pictogrammes, dessins, modes d'emploi, vidéos, etc.) sont gérés dans le DAM intégré en fonction du produit ou de la publication. La conversion d'images intégrée dans crossbase permet une préparation automatique pour l'impression et Internet (jpg, webp, svg, etc.). Les textes, entre autres la description du produit et la désignation marketing, sont saisis sous forme de texte courant ou générés à partir de modules de texte et de caractéristiques. Le contenu est traduit en 17 langues.

Le résultat

Médias imprimés

Les catalogues et listes des prix spécifiques au pays sont créés de manière automatisée par une agence externe. En outre, les fiches techniques des produits sont produites de manière entièrement automatique. Afin de réduire au maximum la charge de travail dans ce domaine, crossbase a développé en collaboration avec FLEX un processus dans lequel un modèle de mise en page de la fiche technique est créé dans crossbase. Ensuite, la fiche technique est automatiquement mise à jour et les variantes linguistiques sont produites.

En outre, il est prévu de créer à l'avenir des dépliants (promotionnels) et des brochures à l'aide du plug-in InDesign de crossbase. Celui-ci offre une liberté de conception maximale tout en utilisant les contenus de la base de données crossbase. Cela permet de garantir que les modifications apportées à la source de données se répercutent automatiquement sur les supports imprimés créatifs.

Canaux numériques

Pour le catalogue en ligne et le portail média, les données sont mises à disposition via une API REST. Sur cette base, le partenaire 21TORR a créé une application attrayante avec le CMS Prismic. L'accent est mis sur un univers de produits et de services orienté vers les applications, un guidage intuitif de l'utilisateur, la proximité avec les groupes cibles ainsi qu'une stratégie "mobile first". Vous trouverez une étude de cas détaillée de 21TORR ici : https://www.21torr.com/work/flex.

Pour la sortie des informations de produit vers d'autres canaux de vente, FLEX utilise différents formats. Il s'agit notamment de BMEcat 2005 avec des champs supplémentaires au format nexMart, des exports BMEcat 2005 avec classification ETIM ainsi que des exports EXCEL. Dans ce dernier cas, il s'agit de simples listes EXCEL ainsi que d'exports dits de fusion, dans lesquels des listes EXCEL prédéfinies de partenaires commerciaux sont complétées et éditées avec les informations de crossbase.

FLEX propose ses produits dans de nombreuses boutiques en ligne. La plate-forme loadbee est utilisée à cet effet. L'interface API REST de crossbase, adaptée de manière optimale, permet de mettre à disposition les informations de produits. Vous trouverez plus d'informations ici : https://www.crossbase.de/DE/DE/news/news-flex-loadbee-2023.

Traductions

La traduction et la correction dans les variantes linguistiques requises sont effectuées directement dans les succursales nationales via l'application web de crossbase.

Conclusion :

Plus d'automatisation avec une meilleure qualité des données, un processus de maintenance des données et de traduction standardisé.

Grâce à l'utilisation de la solution logicielle crossbase, FLEX dispose aujourd'hui d'un système entièrement intégré et aligné en permanence avec le système ERP. Les processus ont été améliorés et harmonisés entre eux. La structure modulaire de crossbase permet à FLEX d'étendre progressivement le système et de travailler ainsi de manière encore plus efficace.

Plus de 15 personnes du marketing, de la gestion des produits, de la production de médias et de la gestion des traductions sont impliquées dans le processus via un système d'autorisation finement ajusté. La maintenance des données est soutenue par des tâches de workflow et de reporting.