PIM et ERP – une équipe indissociable pour la communication produit

Dans les projets, j'entends souvent dire au début que les données de base ERP ne peuvent pas être utilisées dans le marketing. Parce que l'orthographe n'est pas adaptée au marketing, que les données ne sont pas correctement gérées ou que les structures sont trop compliquées. Si l'on s'y intéresse de plus près, on constate qu'il existe une partie des données de base pertinentes pour le PIM, qui est très utile pour certaines tâches.

Données de base pertinentes pour le PIM à partir du système ERP

Il est immédiatement évident que le numéro d'article doit être transféré depuis l'ERP. Et le système PIM doit être suffisamment flexible pour s'adapter à la terminologie de l'entreprise : Dans SAP, on parle par exemple de numéro d'article, dans proALPHA de numéro de pièce. La désignation de l'article est alors déjà contestée. Dans les systèmes ERP, les champs de désignation sont limités à un certain nombre de caractères et il y a parfois plusieurs désignations (Dés1, Dés2, etc.). Finalement, on trouve toujours une solution, même si la désignation ne peut pas être utilisée pour le client ou doit être révisée. Les désignations sont d'ailleurs en partie neutres du point de vue linguistique, ce que le système PIM devrait maîtriser afin d'éviter des travaux de traduction inutiles.

Nous avons donc maintenant déjà deux champs importants qui servent à l'identification des articles dans l'entreprise et qui ne doivent certainement pas être tenus en double. Nous allons maintenant nous atteler au travail assidu avec les champs de données de base. Les informations pertinentes pour le PIM sont par exemple le numéro EAN, le poids, le numéro de tarif douanier, le pays d'origine, le statut de l'article, l'unité de quantité de base, les dimensions du conditionnement, la date d'expiration, les articles de remplacement. Ce sont des données très importantes pour la logistique, qui sont nécessaires dans les listes de prix, les catalogues, FAB-DIS, BMEcat, etc. D'après mon expérience, il est judicieux d'utiliser les champs du système PIM exactement comme ceux du système ERP, notamment les codes d'unité, ce qui simplifie les rapprochements et la compréhension. Et s'il vous plaît : ne transmettez pas de champs vides.

Données techniques issues du système ERP

Dans certains cas, les données techniques sont également gérées dans le système ERP. Pour ce faire, on utilise typiquement une classification et on gère les données techniques en fonction du produit. La même chose peut être faite dans le PIM, c'est d'ailleurs à cela que sert le PIM. Je ne vais pas m'étendre maintenant sur les avantages et les inconvénients de l'ERP vs. le PIM. En effet, si le client a opté pour la classification dans le système ERP, il est également impératif de transférer ces données. Le volume de ces données peut être considérable. Plusieurs dizaines de milliers, centaines de milliers et plus d'articles multipliés par le nombre de caractéristiques du produit : On arrive rapidement à plus d'un million d'enregistrements. Et l'interface doit ici être suffisamment flexible pour que les nouvelles caractéristiques soient créées et mises à jour de manière identique, même implicitement, dans le système PIM. Encore un point : D'après mon expérience, les données techniques du système ERP doivent être adaptées (« embellies ») dans le marketing. Le système PIM peut y contribuer en proposant une cartographie des valeurs, sous forme de texte mais aussi d'images, par exemple des pictogrammes pour les valeurs d'homologation.

Données de conditionnement provenant du système ERP

Les données de conditionnement sont un aspect spécial. C'est ici que les choses se compliquent un peu. En effet, certains conditionnements peuvent être utilisés pour de nombreux articles, par exemple un sac, un carton, une palette ou un conteneur. Ce conditionnement particulier peut contenir un nombre différent d'articles, ce qui entraîne un poids différent (calculable) pour certains articles. Certains conditionnements contenant des articles se voient souvent attribuer leur propre code EAN. Le conditionnement lui-même possède à son tour des données spécifiques telles que la largeur, la hauteur, la profondeur, le poids (tare) et le volume. Dans SAP, il faut encore effectuer des calculs avec le numérateur et le dénominateur. Il est également possible de déterminer quel est le plus petit conditionnement ou le niveau de conditionnement pour un article. Last but not least, différents codes de conditionnement sont nécessaires pour différentes utilisations. Je vous garantis qu'une fois que vous maîtrisez le sujet des conditionnements, le travail quotidien devient beaucoup plus agréable :-)

Données spécifiques à l'organisation de vente et à l'usine provenant du système ERP

Il s'agit d'un sujet avancé, qui est en partie nécessaire pour communiquer correctement les données de base : Certaines données de base peuvent dépendre de l'organisation commerciale ou de la division. Par exemple, le statut de l'article, le pays d'origine, le numéro de tarif douanier, la date d'expiration et bien sûr les prix.

Données de prix provenant du système ERP

Le système ERP est bien sûr le leader en ce qui concerne les données de prix, même si l'on discute parfois de l'opportunité d'importer directement certains prix, par exemple de pays qui ne sont pas rattachés au système ERP. Comme mentionné ci-dessus, les prix dépendent de la chaîne de distribution. Il faut alors définir quelles listes de prix sont pertinentes pour le PIM, entre autres les listes de prix spécifiques aux pays et les listes de prix des clients. Il faut tenir compte du fait qu'il y a des prix actuels et qu'il y a déjà des prix futurs, parce que, par exemple, des listes de prix doivent déjà être établies pour l'année prochaine dans le marketing. Outre le prix de liste TTC, plusieurs autres données de prix jouent un rôle : Validité, unité de prix, unité de quantité de prix.

Données du PIM pour le système ERP

Maintenant, nous avons beaucoup parlé des données du système ERP. Dès que le système PIM est vraiment opérationnel, des souhaits apparaissent également dans l'autre sens. Par exemple, une image de produit doit être transmise pour être prévisualisée ou des textes de vente doivent être rédigés dans les langues nécessaires et être facilement générés dans le PIM. Dans les étapes suivantes, des données d'étiquettes sont également demandées.

Connexion technique

Les données du système ERP sont transmises au format XML, soit directement sous forme de fichiers, soit via des interfaces API REST. Ce dernier est volontiers utilisé dans l'environnement des solutions cloud. Il est parfois nécessaire d'importer des données de différents systèmes ERP des pays. La plupart du temps, les données sont transmises intégralement chaque nuit, mais il est également possible d'effectuer une exportation dite delta ou même une interface synchrone par article. Typiquement, le processus de création d'articles est géré par l'ERP, parfois par le PIM – en tout cas, il faut garantir ici une automatisation à 100% !

Conclusion

Une connexion à l'ERP est fortement recommandée. Si cela n'est pas possible au début, parce qu'une conversion ERP est en cours ou que le service informatique n'a pas le temps, veuillez définir les structures de manière à ce qu'elles soient conformes à l'ERP et qu'une connexion soit possible à tout moment. Il faut avouer que ce ne sont pas des données qui font battre le cœur du marketing. Mais si l'on a toujours les nouveaux articles à portée de main ou si l'on dispose à tout moment d'un champ comme le statut de l'article dans le système PIM, cela facilite grandement le travail.