PIM et DAM Gestion des ressources médias entièrement intégrée vs. rattachée

Dans le domaine du marketing, les bases de données d'images sont utilisées depuis les années 90 pour gérer les innombrables fichiers d'images. Ces systèmes permettaient déjà de gérer des documents et des vidéos, en principe tous les types de fichiers. Le terme de base de données d'images n'est plus utilisé aujourd'hui, on parle plutôt de DAM (Digital Asset Management). Dans le contexte du PIM, le DAM est en tout cas crucial, car les photos, les graphiques, les dessins, les documents et les vidéos sont une composante principale des informations produits.

Utilisation d'un système tiers ou DAM entièrement intégré ?

Les deux variantes ont leurs avantages et leurs inconvénients. L'entreprise peut prendre la meilleure décision possible en pesant les avantages et les inconvénients dans le contexte de ses besoins.

Les systèmes entièrement intégrés présentent l'avantage d'une utilisation uniforme, ce qui facilite l'apprentissage de l'interface pour l'utilisateur. Comme l'intégration se fait déjà au niveau des données, la cohérence des données est assurée à 100%. En revanche, les systèmes tiers ont l'avantage de se concentrer entièrement sur leur métier et peuvent ainsi offrir le plus grand nombre de fonctionnalités (« best of breed »).

Les systèmes tiers ont l'inconvénient de devoir être connectés au PIM via une interface. Bien entendu, cela est techniquement facile à réaliser au niveau de l'application. D'un point de vue conceptuel, il faut toutefois toujours définir quelles données sont gérées dans quel système (ce que l'on appelle la souveraineté des données). La répartition de la propriété des données sur deux systèmes entraîne naturellement des pertes de friction, car l'importation ou la conversion et le traitement d'un fichier ne sont possibles que dans le système tiers, alors que l'affectation aux produits ou aux catégories n'est possible que dans le PIM. Un passage entre les applications PIM et DAM est donc constamment nécessaire. En outre, d'un point de vue technique, une interface est toujours liée à des dépenses supplémentaires et, en cas de mises à jour ou de problèmes, il est également toujours nécessaire de se mettre d'accord des deux côtés.

D'ailleurs, il n'est souvent pas évident au premier abord de savoir si le DAM est intégré ou si c'est un système tiers. Si l'on n'est pas sûr, il est utile de se demander s'il suffit d'installer 1 système de base de données ou si 2 systèmes de base de données sont nécessaires. Deux systèmes de base de données signifie en effet qu'un système tiers est intégré.

Fonctions typiques du DAM

S'il y a des fonctions qui sont indispensables et que le DAM entièrement intégré ne peut pas fournir, alors il n'y a pas d'autre solution que de passer par un système tiers. Voici une liste de fonctions pour des exigences typiques qui devraient être considérées comme des cas d'utilisation à cet effet :

• Importation de n'importe quel fichier image, dessin, document ou vidéo, même en masse
• Conversion pour des formats typiques, par exemple psd, tif, jpg, png, webp, eps, et des paramètres tels que la largeur, la hauteur, l'espace colorimétrique, la profondeur de couleur
• Gestion des variantes de langue
• Gestion des versions
• Gestion des métadonnées, des mots-clés et de la validité (date, pays)
• Catégorisation, entre autres pour contrôler l'affichage sur les pages web, les documents, etc.
• Recherche plein texte et recherche précise avec choix de vues en tuiles
• preuves d’utilisation
• Gestion des textes dans les graphiques, les légendes et les commentaires
• Commande de validation
• Attribution à des produits, des caractéristiques, des publications, etc
• Affectations à l'aide de règles
• Création de cadrages, manuellement ou automatiquement via le point focal
• Plugins Adobe pour Photoshop, Illustrator et InDesign
• Mise à disposition pour différents canaux, comme le site web, la boutique, les médias sociaux et l'impression
• Listes de suivi, fonctions de téléchargement, liens de téléchargement, réseau de diffusion de contenu
• Portail média ou service d'information pour les lecteurs de l'entreprise et les partenaires

Conclusion

Il est à peine nécessaire de préciser qu'un système entièrement intégré est le plus simple et le plus efficace. Il faut vérifier s'il est vraiment efficace, en termes de fonctionnalités, en se basant sur la liste des exigences individuelles. S'il existe des exigences incontournables que le DAM intégré ne peut pas fournir, il convient d'en évaluer l'utilité.

D'ailleurs : Si l'on ne part pas de zéro et que l'on dispose déjà d'un système de DAM profondément ancré et bien entretenu, il faut bien sûr le mettre dans la balance. Un portage et une migration des données impliquent bien sûr des efforts et peuvent alors également plaider en faveur de la poursuite de l'utilisation du système tiers.

Je pense qu'avec cette feuille de route et ces conseils, vous pourrez prendre la bonne décision. Et pour vous rassurer : Dès que vous utilisez un DAM, qu'il soit intégré ou tiers, vous avez fait le plus gros du travail et êtes bien placé pour prendre une nouvelle décision dans l'une ou l'autre direction.