La migration des données depuis les systèmes PIM en toute simplicité

Conseils pour limiter la durée de l'exploitation en parallèle

Lors de la migration d’un système PIM, il est nécessaire de remplacer rapidement non seulement le système PIM lui-même, mais aussi toutes les sorties, interfaces et fonctions existantes, afin de limiter au maximum la durée (fastidieuse) du fonctionnement en parallèle. Je souhaite partager ici, à partir de mon expérience pratique, la démarche qui a fait ses preuves dans ce domaine.

En principe, la reprise des données pour le premier remplissage d'un système PIM ne diffère pas beaucoup selon qu'elle provient d'un système PIM existant (« migration de données ») ou qu'elle s'effectue « à partir de zéro », c'est-à-dire dans le cas où aucun système PIM n'existe encore. Dans les deux cas, le résultat doit bien sûr être le même. Il y a toutefois quelques points à prendre en compte si l'on travaille depuis des années avec un système PIM.

Vérifiez le potentiel d’optimisation du modèle de données, de l’interface ERP et des dérivations

Commençons par le plus important : rien n’est jamais parfait au point de ne pas pouvoir être amélioré. Cela vaut également pour la gestion de données avec un système PIM existant :

Interface ERP

Dans certains cas, le système PIM existant ne disposait même pas d’interface ERP, ce qui entraînait un manque de synchronisation des données maîtresses d'article, notamment en ce qui concerne le statut des produits (en vente, obsolète, bloqué, etc.). Dans d’autres cas, une interface ERP était certes déjà mise en place, mais elle n’était pas suffisamment complète, ce qui entraînait également un manque de synchronisation. On constate par ailleurs souvent que de nombreux articles pertinents pour la communication produit n’existent tout simplement pas dans le système ERP, comme par exemple les pièces de rechange ou les composants d’un ensemble.

Modèle de données

Dans la plupart des cas, il s’avère que la structuration et la classification des données de produits peuvent être optimisées. D’une part, parce que l’« ancien » système PIM manquait de fonctionnalités (telles que les logiques de variantes et d’héritage). D’autre part, parce qu’au fil du temps, certaines « leçons » ont été tirés concernant le modèle de données (qui s’est développé), notamment sur la manière dont les données de produits pourraient être mieux structurées si l’on pouvait reconfigurer le système.

Déploiements

Lors de la mise en place du premier système PIM, c’est-à-dire en partant de zéro, on dispose d’une occasion unique de développer le système étape par étape, exportation par exportation. On commence par exemple par la connexion au site web, au catalogue en ligne ou à la boutique. Vient ensuite l’exportation vers InDesign pour les dossiers de vente imprimés ou les documents PDF. Puis, les partenaires commerciaux reçoivent des données, progressivement dans différents formats tels qu’Excel, BMEcat, ECLASS, ETIM. Enfin, on met en place des interfaces vers des portails de CAO ou des plateformes d’e-commerce comme Amazon et nexmart. Cette extension progressive décrite ci-dessus n’est pas possible dans le cadre d’une migration de données : toutes les exportations existantes doivent être converties dans les meilleurs délais. La difficulté réside dans le fait que les flux de données adaptés, en particulier les flux électroniques, devraient, dans l’idéal, être compatibles avec l’« ancien » flux, afin d’éviter des modifications dans le système cible et les efforts qui en découlent.

Utilisez une interface aussi complète que possible avec le système ERP

Mon premier conseil est de récupérer en continu, via une interface, le plus grand nombre possible de données existantes issues du système ERP. En effet, toutes les données provenant du système ERP n’ont pas besoin d’être migrées depuis l’« ancien » système PIM ! Bien sûr, cela ne concerne que les données pour lesquelles le système ERP détient la maîtrise des données. Il est d’ailleurs essentiel de définir la maîtrise des données pour chaque information : où l’information doit-elle être gérée à l’origine ? Dans le système ERP, dans le système PIM, etc. Ces informations ne doivent alors être gérées que dans ce système, et c’est à celui-ci qu’il faut se référer. L’avantage est qu’il n’est pas nécessaire de traiter et de transférer une seule fois les données que l’on peut récupérer en continu, ce qui permet d’économiser beaucoup de travail.

Quelles données maîtresses d'article faut-il vérifier dans le cadre d’une interface ERP « complète » :

• La pertinence des articles pour le PIM, c’est-à-dire quels articles sont réellement nécessaires à la communication produit ?
• Numéro d’article et désignations permettant l’identification
• Textes de vente (multilingues)
• Statut de l'article, date de fin de vie, article de remplacement pour le processus de développement produit
• Données techniques, le cas échéant, pour l' description du produit
• Code EAN, poids, numéro de tarif douanier, pays d'origine, unité de quantité de base, données d'emballage, etc. pour la logistique
• Données de prix, avec périodes de validité pour les listes de prix bruts et les listes de prix clients

Optimisez le modèle de données

L'occasion d'optimiser le modèle de données ne se présente qu'une seule fois lors d'un changement et doit absolument être saisie. Pour ce faire, il faut tenir compte :

• Votre propre expérience et votre connaissance des lacunes existantes dans le modèle de données. Il s’agit souvent de points tout à fait courants, tels que l’utilisation de listes de sélection avec des entrées prédéfinies, l’attribution correcte des types de données et la séparation des chiffres des unités, la division des attributs minimum-maximum, ou encore le marquage des contenus indépendants de la langue.
• La comparaison avec les possibilités offertes par le nouveau système PIM, par exemple l’utilisation de logiques de variantes et d’héritage, la création de classes avec des champs obligatoires, l’association d’images et de textes descriptifs à des valeurs d’attribut, la conversion automatique des chiffres en unités américaines, ou encore l’utilisation de jokers.

Vérifiez pour toutes les dérivations comment elles peuvent être adaptées

En ce qui concerne les extractions électroniques existantes, les questions suivantes se posent :

• Il convient tout d’abord de déterminer si les systèmes cibles, tels que le site web, le catalogue en ligne ou la boutique en ligne, doivent continuer à être utilisés au cours des prochaines années ou si une refonte, une relance ou autre est de toute façon prévue.
• Existe-t-il d’autres systèmes cibles pertinents qui n’ont pas pu être connectés jusqu’à présent pour des raisons techniques ? Par exemple, des configurateurs, des classifications (ECLASS, ETIM), des portails, etc. ? Dans ce cas, il est bien sûr judicieux de les prendre également en compte dans la planification.
• D’un point de vue technique : quelles interfaces et quels formats sont utilisés à ce jour ? Quels « mappings » sont nécessaires pour garantir la compatibilité avec les connexions existantes après la migration ?

En ce qui concerne la génération de dossiers de vente imprimés ou de fichiers PDF, déjà produits de manière entièrement automatisée avec InDesign, les questions suivantes se posent :

• Comment continuer à utiliser les modèles existants et les logiques de placement pour les tableaux et les pages ? Dans l’idéal, ils existent déjà dans InDesign.
• Où et dans quelle mesure le contenu des documents diffère-t-il des données du PIM ? Dans l’idéal, tous les contenus sont déjà présents dans l’« ancien » système PIM et peuvent donc être facilement migrés.

Conseils pour la migration des données

Comme déjà décrit dans les sections précédentes, une approche progressive n’est pas recommandée. Toutes les données doivent être migrées « d’un seul coup » afin de limiter au maximum la durée du fonctionnement en parallèle mentionnée ci-dessus. L’avantage est que l’on a une vue d’ensemble de toutes les données, ce qui permet d’être plus efficace et d’identifier de manière plus systématique les problèmes structurels liés aux données.

D’un point de vue technique, je recommanderais sans hésiter Excel pour la phase de migration des données. Pour la simple raison qu’il permet d’adapter, d’optimiser et de compléter les données. Le summum est d’ailleurs atteint lorsque les fichiers de migration Excel s’appuient sur un modèle (schéma XML XSD), ce qui permet d’effectuer des validations et des conversions au format XML.

Avant de pouvoir lancer la migration des données, il convient toutefois de vérifier si celles-ci peuvent effectivement être exportées depuis l’« ancien » système PIM au format Excel. D’après mon expérience, je peux confirmer que cela a toujours été le cas jusqu’à présent.

Utilisation de l’IA pour la migration des données

Pour conclure, j’aimerais partager mon expérience concernant l’aide apportée par l’IA. Je pense ici que l’IA peut déployer tout son potentiel lorsque les données de base sont déjà de haute qualité. L’IA peut-elle également être utilisée pour l’optimisation des données ? En théorie oui, mais la question est de savoir si cela en vaut la peine !? En moyenne, la migration des données prend plusieurs mois. L’IA permet donc éventuellement de gagner quelques semaines. D’un autre côté, il faut tenir compte du fait qu’un cycle de correction est nécessaire, et souvent, les corrections demandent plus de travail que le traitement manuel. C’est pourquoi je recommanderais d’effectuer l’optimisation des données principalement à la main et d’utiliser l’IA dans le cadre de la migration des données, par exemple pour vérifier la qualité des données ainsi que pour des tâches simples telles que la séparation des unités dans les chiffres, l’extraction de modules de texte, etc.

Conclusion

Si l’on dispose déjà d’un système PIM, il est certes très facile d’exporter les données déjà stockées de manière centralisée, qu’il suffit en principe « simplement » d’optimiser pour le nouveau système PIM ou, plus simplement encore, de récupérer directement depuis le système ERP. Le principal obstacle consiste à adapter rapidement les flux de données sans avoir à modifier les systèmes cibles. Pour cela, il est indispensable que le fournisseur du nouveau système PIM dispose de la planification détaillée, de l’expérience et des ressources nécessaires. Ne procédez à la migration du système PIM existant que si vous disposez d’un plan réaliste et détaillé, dans lequel les aspects relatifs au modèle de données, à l’interface ERP et aux flux de données ont été examinés.