Business Process Modeling
Arbeitsschritte übersichtlich planen und systematisch steuern
Mit dem Business Process Management (BPM) können Prozesse grafisch modelliert werden. Dazu erfolgt die Definition einzelner Arbeitsschritte und deren Verbindung in einer Abfolge vom Prozessstart bis zum Prozessende. Die Abfolgen lassen sich mit Elementen modellieren, die der BPM-Notation entsprechen (Swimlane und paralleles, exklusives oder inklusives Gateway). Die einzelnen Arbeitsschritte können als manuelle, zeitgesteuerte oder maschinelle Aufgaben definiert werden.
Die Workflowengine überwacht im Hintergrund laufend die Prozesse und erzeugt neue bzw. entfernt erledigte Aufgaben. Die Aufgaben werden mit dem Status offen (weiß), erledigt (grün), übersprungen (grau) oder abgebrochen (rot) dargestellt. Der Administrator kann diesen Status im BPM-Editor einsehen.
In der Aufgabenliste werden die erzeugten Aufgaben benutzerspezifisch folgendermaßen dargestellt: Objekt (z. B. Artikel), Aufgabe (z. B. Merkmal pflegen), Eingangsdatum, Wunschtermin und Beschreibung der Aufgabe. Per Direktlink können die Aufgaben sofort bearbeitet werden. Sobald die Aufgabe erledigt ist, erkennt dies die Workflowengine und steuert den Prozess weiter.
Die Vorteile
BPM-Editor
Mithilfe des BPM-Editors können Prozesse strukturiert abgebildet werden. Im BPM-Editor lassen sich Elemente, die der BPM-Notation entsprechen, auswählen, anordnen, über Pfeile verbinden und parametrisieren.
- Am Prozessstart wird die Eingangsmenge mit Bedingungen festgelegt. Dies können zu überwachende Objekte wie neue Artikel sein.
- Jeder Benutzeraufgabe werden Benutzergruppen zugeordnet. Hinzu kommen ein Wunschtermin und eine genaue Zuordnung der zu pflegenden Daten. Typische Benutzeraufgaben sind die Pflege von Bildern, Merkmalen, Referenzen, Texten, Übersetzungen, Status oder Sortimenten.
- Typische Maschinenaufgaben sind der Versand von E-Mails, das Setzen eines Status oder das Setzen von spezifischen Merkmalen.
- Mit dem Zeitereignis können weitere Aufgaben ausgelöst werden, z. B. wenn der Termin für eine Aufgabe seit x Tagen überschritten ist.
- Die Aufgaben können sequentiell ablaufen (Swimlane). Mit dem Parallelgateway können mehrere Prozessschritte parallel ablaufen und zu einem gemeinsamen Endpunkt verbunden werden. Außerdem lassen sich Prüfbedingungen festgelegt, um entsprechende Verzweigungen zu ermitteln.
Grafischer Editor für Business Process Modeling am Beispiel eines Prozesses für die Datenpflege eines neuen Produktes. Die Zahlen in den Kreisen zeigen an, wieviele Aufgaben erledigt (grün) bzw. offen (weiß) sind.
Beispiel eines BPM-Prozesses
Über das ERP-System werden neue Artikel übertragen und im PIM angelegt:
1. Der Produktmanager erhält eine Nachricht sobald ein neuer Artikel aus dem ERP-System übertragen wird und entscheidet, ob der Artikel verkaufsrelevant ist. Falls ja wird ein entsprechender Produktpflegestatus vergeben.
2. Anschließend werden Grafiker benachrichtigt, um Bilder zu pflegen. Parallel dazu werden die technischen Produktmerkmale und beschreibenden Texte vom Marketing gepflegt.
3. Sobald diese Aufgaben abgeschlossen sind, können die Daten geprüft und freigegeben werden.
4. Nach der Freigabe wird der Artikel automatisch in das Sortiment aufgenommen und beispielsweise im Shop zur Auswahl dargestellt.
5. Nach der Aufnahme in ein länderspezifisches Sortiment werden die zuständigen Übersetzer benachrichtigt.