Les bases du système PIM : analyse et planification

Aspects et thèmes à prendre en compte avant le lancement du projet

Un système PIM doit s'intégrer parfaitement dans le paysage existant. Par paysage, on entend vos systèmes informatiques existants, vos outils et votre organisation. Et notamment aussi le modèle de données pour l'illustration de la logique du produit. Un logiciel standard est une bonne chose, mais seulement s'il permet de configurer des aspects individuels afin de garantir justement cette intégration de manière optimale. La connaissance de tous les aspects pertinents pour le PIM doit être acquise dès le début et non pas au cours du projet "as we go along". Bien sûr, il n'est pas nécessaire de connaître tous les détails, mais les relations structurelles fondamentales doivent être sur la table pour un bon concept et une planification sûre au départ. La documentation élaborée sert ensuite de guide pour le projet.

Check-list pour l'analyse et la planification

Les questions typiques qui se posent pour l'analyse et la planification sont les suivantes :

1. quels sujets doivent être abordés ?
2. qui doit participer ?
3. combien de temps est nécessaire ?
4. quel est le résultat concret ?

Question 1 : la liste des thèmes à l'ordre du jour

Il y a des thèmes transversaux qui doivent être traités dans chaque projet PIM et il y a des thèmes individuels par entreprise.

Il faut se mettre d'accord en amont sur le tableau des thèmes dans un agenda afin de pouvoir cibler les éditions :

• Interface ERP
  S'agit-il d'une interface "légère", avec laquelle les données maîtresses d'article logistiques et commerciales sont transmises, ou d'une interface complète avec des données techniques de produits, des données d'emballage, des données de configuration, etc.
• Modèle de données PIM
  Cela concerne la structure produits, les relations entre produits, la classification et l'autorité des données.
• Modèle de données de contenu
  Il s'agit de la catégorisation des images, des documents, des vidéos et des textes. Du flux de travail des images avec la conversion des images, le découpage des images, les formats. De l'indexation, des métadonnées, etc. Dans une phase d'extension, également d'une bibliothèque de textes pour les modules de texte, de la génération de textes avec des modèles ou via l'IA et d'un portail de services médias.
• Processus de traduction
  Comment se présente exactement le processus, l'IA doit-elle être utilisée pour la prétraduction, doit-elle être vérifiée et corrigée en ligne dans les pays, une agence de traduction et un TMS doivent-ils être connectés.
• Reprise initiale des données
  Y a-t-il une migration à partir du système PIM existant ou une importation à partir d'autres sources de données existantes ? Dans quelle mesure ces données peuvent-elles être utilisées ou doivent-elles être adaptées.
• Channel Output Management
  Quelles sont les dépenses ou les sorties pertinentes. Elles sont gérées au moyen de catalogues qui peuvent être configurés avec la langue/le pays, la gamme de prix, la liste des prix, la structure de sortie et la définition des contenus.
• Mise à disposition des données via les interfaces API
  Par exemple boutique, site web, configurateur, portail CAO et applications mobiles.
• Mise à disposition des données via les catalogues électroniques
  Entre autres, exportations BMEcat et Excex pour les partenaires commerciaux ou formats XML ou JSON spécifiques pour les portails.
• Accès en lecture
  Le PIM est une source précieuse d'informations de produits, notamment pour la distribution.
• Production d'imprimés avec InDesign
  Qu'il s'agisse de catalogues, de listes des prix, de fiches techniques. Les médias pertinents doivent être examinés en termes de mise en page, de structure, d'origine des données, de changement de langue et d'automatisation.
• Production graphique avec Illustrator
  Si des graphiques spécifiques à la langue et des dessins cotés doivent également être automatisés, la procédure doit être examinée.
• Système informatique
  Le système doit-il être installé dans le cloud ou sur site ? Les questions typiques concernent les paramètres du système, l'accès avec SSO, l'architecture de sécurité, la sauvegarde et les intervalles de maintenance.
• Utilisateurs, tâches et autorisations
  Le comportement des utilisateurs, les groupes d'utilisateurs et les workflows nécessaires peuvent en être déduits.
• Planification
  Organisation du projet, chronologie et dépenses.

Question 2 : Les participants

Le cercle des participants doit être un bon mélange de spécialistes et de décideurs : Les participants se composent de vos collaborateurs responsables et de décideurs du marketing, de l'informatique, du graphisme, de la gestion de produits, des ventes, du e-commerce et de l'ingénierie. Il s'agit typiquement de 5 à 15 participants, qui sont répartis en 3 à 5 équipes. Le chef de projet est toujours présent, tous les autres participants sont invités en fonction du thème.

Question 3 : l'ordre du jour

Il est possible de prévoir 1 à 2 heures par thème. En fonction des thèmes, un ou deux, parfois jusqu'à trois ateliers sont donc nécessaires. Pour les thèmes transversaux comme le modèle de données PIM, presque tous les participants sont à bord. Pour le thème de l'impression, par exemple, seuls les graphistes et pour le thème du système informatique, seuls les informaticiens. Tenez également compte du temps de préparation et de suivi. La préparation consiste en partie à rassembler les données et la préparation consiste en partie à vérifier la documentation.

Question 4 : le résultat

La documentation doit présenter ce qui a été discuté de manière compréhensible. L'image globale doit être compréhensible sans faille. Toutes les exigences doivent être mises en lumière et il doit être clair ce qui est possible et comment cela est possible. Les grilles quantitatives doivent être élaborées afin de pouvoir estimer les données en termes de chiffres.

Dans l'idéal, les tâches des collaborateurs doivent également être nommées afin de pouvoir évaluer les ressources internes. En effet, un projet PIM est un travail d'équipe entre l'équipe interne et l'équipe du fournisseur.

Enfin, il doit y avoir un calendrier et un plan de ressources concrets, avec les dates d'installation, d'atelier, de formation et les dépenses correspondantes. Ces étapes doivent également être planifiées : Quand l'interface ERP est-elle en place ? Quand le système sera-t-il opérationnel ? Quand quelles sorties seront-elles productives ? En effet, le premier succès est atteint avec la mise en ligne, mais les étapes vraiment essentielles sont les sorties (boutique, site web, catalogues électroniques, médias imprimés).
En fin de compte, le résultat sert à établir une offre et à prendre une décision.

Conclusion

Ne vous lancez pas dans le projet sans une analyse et une planification approfondies. Personne n'accepterait de construire une maison sans plan. Le temps consacré à cette première phase préliminaire du projet représente environ 5 % de l'effort total et, je peux vous le garantir, en vaudra largement la peine.

Et laissez-vous montrer les fonctionnalités à l'aide d'un prototype pour les différents thèmes - avec vos données ! Il est ainsi beaucoup plus facile de comprendre les interactions "clic par clic". Et avec un logiciel standard, il devrait être possible de construire un prototype à un coût raisonnable.

Cette approche vous permet de connaître très précisément le fournisseur : Quelle est sa capacité d'écoute et de compréhension ? Dans quelle mesure ses solutions sont-elles adaptées ? La communication est-elle compréhensible ? Quelle est la qualité de la documentation ? Comment la modération et la direction sont-elles assurées ? Et bien sûr, comment se passe le dialogue entre les participants ?