Das Fundament für das PIM-System: Analyse und Planung

Aspekte und Themen, die Sie vor dem Projektstart bedenken sollten

Ein PIM-System soll sich nahtlos in die bestehende Landschaft einfügen. Mit Landschaft sind Ihre bestehenden IT-Systeme, Tools und die Organisation gemeint. Und insbesondere auch das Datenmodell zum Abbilden der Produktlogik. Standardsoftware ist gut, aber nur, wenn sich individuelle Aspekte damit konfigurieren lassen, um eben diese Integration optimal zu gewährleisten. Das Wissen über alle PIM-relevanten Aspekte sollte zu Beginn erarbeitet werden und nicht im Projektverlauf „as we go along“. Natürlich müssen nicht alle Details bekannt sein, aber die grundsätzlich strukturellen Zusammenhänge müssen für ein gutes Konzept und eine sichere Planung zum Start auf dem Tisch liegen. Die erarbeitete Dokumentation dient dann als Leitfaden für das Projekt.

Checkliste für Analyse und Planung

Typische Fragen, die sich für die Analyse und Planung stellen, sind:

1. Welche Themen sollen behandelt werden?
2. Wer soll daran teilnehmen?
3. Wie viel Zeit ist notwendig?
4. Was konkret ist das Ergebnis?

Frage 1: Die Themenliste für die Agenda

Es gibt Querschnittsthemen, die bei jedem PIM-Projekt behandelt werden müssen und es gibt individuelle Themen je Unternehmen.

Das Thementableau sollte man im Vorfeld in einer Agenda abstimmen, um die Themen gezielt bearbeiten zu können:

• ERP-Schnittstelle
  Geht es um eine „schlanke“ Schnittstelle, bei der die logistisch-kaufmännischen Artikelstammdaten übertragen werden oder um eine umfängliche Schnittstelle mit technischen Produktdaten, Verpackungsdaten, Konfigurationsdaten usw.
• PIM-Datenmodell
  Das betrifft Produktstruktur, Produktzusammenhänge, Klassifizierung und Datenhoheiten.
• Content-Datenmodell
  Hierbei geht es um die Kategorisierung von Bildern, Dokumenten, Videos und Texten. Um den Bildworkflow mit Bildkonvertierung, Bildausschnitten, Formaten. Um die Verschlagwortung, Metadaten usw. In einer Ausbaustufe auch um eine Textlibrary für Textbausteine, der Textgenerierung mit Vorlagen oder via KI und einem Medienserviceportal.
• Übersetzungsprozess
  Wie sieht der Prozess genau aus, soll KI zur Vorübersetzung eingesetzt werden, soll in den Ländern online geprüft und korrigiert werden, soll eine Übersetzungsagentur und TMS angebunden werden.
• Initiale Datenübernahme
  Findet eine Migration aus bestehendem PIM-System statt bzw. Import aus anderen bestehenden Datenquellen. Wie gut können diese Daten verwendet werden bzw. wie stark müssen die Daten angepasst werden.
• Channel Output Management
  Welche Ausgaben bzw. Ausleitungen sind relevant. Diese werden mittels Katalogen gesteuert, welche mit Sprache/Land, Sortiment, Preisliste, Ausgabestruktur und Definition der Inhalte konfiguriert werden können.
• Datenbereitstellung via API-Schnittstellen
  Beispielsweise Shop, Website, Konfigurator, CAD Portal und Mobile Apps.
• Datenbereitstellung via E-Kataloge
  Unter anderem BMEcat- und Excelexporte für Handelspartner oder spezifische XML- oder JSON-Formate für Portale.
• Lesezugriff
  Das PIM ist eine wertvolle Quelle für Produktinformationen, insbesondere für den Vertrieb.
• Printproduktion mit InDesign
  Seien es Kataloge, Preislisten, Datenblätter. Die relevanten Medien müssen in Bezug auf Layout, Struktur, Datenherkunft, Sprachwechsel und Automatisierung geprüft werden.
• Grafikproduktion mit Illustrator
  Falls sprachspezifische Grafiken und bemaßte Zeichnungen ebenfalls automatisiert werden sollen ist das Vorgehen zu prüfen.
• IT-System
  Soll das System in die Cloud oder On-Premise installiert werden? Typische Fragen betreffen die Systemparameter, den Zugriff mit SSO, die Sicherheitsarchitektur, Sicherung und Wartungsintervalle.
• Benutzer, Aufgaben und Berechtigungen
  Daraus lassen sich Userverhalten, Benutzergruppen und notwendige Workflows ableiten.
• Planung
  Projektorganisation, Timeline und Aufwände.

Frage 2: Die Teilnehmer

Der Teilnehmerkreis soll eine gute Mischung aus Spezialisten und Entscheidern sein: Die Teilnehmer bestehen aus Ihren verantwortlichen Mitarbeitern und Entscheidern aus Marketing, IT, Grafik, Produktmanagement, Vertrieb, E-Commerce und Engineering. Typischerweise sind dies 5 bis 15 Teilnehmer, welche in 3 bis 5 Teams unterteilt werden. Der Projektleiter ist immer dabei, alle anderen Teilnehmer werden themenspezifisch eingeladen.

Frage 3: Die Agenda

Je Thema kann mit 1–2 Stunden geplant werden. Abhängig von den Themen sind somit ein oder zwei, teilweise bis zu drei Workshops notwendig. Bei Querschnittsthemen wie dem PIM Datenmodell sind nahezu alle Teilnehmer an Bord. Beim Thema Print bspw. nur die Grafik und beim Thema IT-System nur die IT. Berücksichtigen Sie auch die Vor- und Nachbereitungszeit. Vorbereitend sind teilweise Daten zusammenzustellen und nachbereitend die Dokumentation zu prüfen.

Frage 4: Das Ergebnis

Die Dokumentation muss das Besprochene verständlich darstellen. Das Gesamtbild muss sich lückenlos erschließen. Alle Anforderungen müssen beleuchtet sein und es soll klar werden, was geht und wie es geht. Die Mengengerüste sollten ausgearbeitet sein, um zahlenmäßig die Daten abschätzen zu können.

Optimalerweise werden auch die Aufgaben benannt für die Mitarbeiter, um die internen Ressourcen abschätzen zu können. Denn ein PIM-Projekt ist Teamarbeit von dem Inhouse-Team und dem Team vom Anbieter.

Schließlich muss es einen konkreten Zeit- und Ressourcenplan geben, mit Installations-, Workshop-, Schulungsterminen und den entsprechenden Aufwänden. Auch diese Meilensteine sollten geplant werden: Wann steht die ERP-Schnittstelle? Wann ist das System live? Wann sind welche Ausleitungen produktiv. Denn mit dem Livegang ist der erste Erfolg erzielt, aber die wirklich wesentlichen Schritte sind die Ausleitungen (Shop, Website, E-Kataloge, Printmedien).
Schlussendlich dient das Ergebnis einer Angebotslegung und Entscheidungsfindung.

Fazit

Lassen Sie sich nicht darauf ein, ohne eine fundierte Analyse und Planung das Projekt zu starten. Niemand würde ja auch ein Haus ohne Plan einfach so bauen wollen. Der Aufwand für diese erste Projektvorphase beträgt ca. 5% vom gesamten Aufwand und wird sich, das kann ich garantieren, sehr lohnen.

Und lassen Sie sich anhand eines Prototyps zu den einzelnen Themen die Funktionalitäten zeigen – mit Ihren Daten! Es ist damit viel einfacher die Zusammenhänge „Klick für Klick“ zu verstehen. Und mit Standardsoftware sollte ein Prototyp mit überschaubarem Aufwand gebaut werden können.

Mit diesem Vorgehen lernen Sie den Anbieter sehr genau kennen: Wie gut kann er zuhören und verstehen? Wie passend sind seine Lösungen? Wie verständlich wird kommuniziert? Wie sauber dokumentiert? Wie wird moderiert und geführt. Und natürlich, wie ist die Chemie?