Des processus qui fonctionnent : Comment l'efficacité et l'acceptation vont de pair

Les processus sont la colonne vertébrale de toute entreprise – sans eux, elle ne peut pas fonctionner. Mais s'ils ne sont pas bien pensés, ils peuvent rapidement devenir un piège, car ce qui devrait aider à créer une structure pertinente devient une source d'ennuis.

Pourtant, le problème ne réside souvent pas dans les processus eux-mêmes, mais dans le manque d'acceptation de la part des personnes qui les utilisent au quotidien. Car on n'aime pas faire ce que l'on doit faire sans conviction – et ce que l'on n'aime pas faire, on le fait en général à moitié et mal.

Tout l'art consiste donc à concevoir des processus qui non seulement fonctionnent sans heurts, mais qui sont également acceptés. Mais comment y parvenir ?

Diversité ou uniformité ?

Les processus ne doivent être ni trop complexes ni trop simples. Un procès pour chaque petite chose ? Surmenage ! Mais tout mettre dans un seul procès ? Tout aussi problématique. Il s'agit de trouver le juste milieu : Des processus clairement structurés, faciles à comprendre et surtout à gérer. Parfois, le moins est effectivement le plus – mais pas toujours.

Prenez le temps de définir précisément les processus dont vous avez réellement besoin et comment les structurer de manière pertinente.

Parallèle ou série ?

Vous êtes-vous déjà demandé si vos processus devaient toujours être linéaires ? Souvent, les tâches peuvent aussi être traitées en parallèle, ce qui permet de gagner du temps et donc d'atteindre plus rapidement l'objectif. Le défi consiste à regarder de près : Où est-il judicieux d'effectuer des tâches en même temps ? Et où un ordre apporte-t-il effectivement plus de clarté et de sécurité ?

Examinez les différents processus et vérifiez quelles tâches doivent être effectuées et dans quel ordre – et lesquelles peuvent tout à fait être traitées en parallèle.

Fréquence de contrôle : L'actualité rencontre la performance

Un point souvent négligé est la fréquence des audits. Bien sûr, des données à jour sont indispensables, mais des vérifications constantes peuvent ralentir les systèmes. Trouvez le bon équilibre entre actualité et performance. Votre workflow restera ainsi fiable et votre système performant.

Vérifiez combien d'examens sont vraiment utiles et réduisez-les au minimum.

L'acceptation commence par le sens

Les gens n'acceptent les processus que s'ils sont utiles. Personne n'aime les tâches inutiles ou les instructions peu claires. Le principe est le suivant Soyez clair et compréhensible. Montrez pourquoi certaines étapes sont nécessaires – et supprimez systématiquement ce qui n'apporte pas de réelle valeur ajoutée.

Impliquez les personnes concernées et expliquez-leur pourquoi les processus doivent se dérouler de cette manière. Vous constaterez peut-être que l'une ou l'autre tâche devrait effectivement être modifiée.

Des messages qui aident vraiment

Les messages sont à la fois une malédiction et une bénédiction : trop nombreux et personne ne les regarde, trop peu et des tâches importantes passent à la trappe. L'astuce consiste à informer de manière ciblée : Qui doit savoir quoi et quand ? En particulier, les tâches qui dépendent d'autres personnes doivent être clairement communiquées afin d'éviter des retards inutiles.

Pour les notifications, c'est aussi peu que nécessaire, aussi clairement que possible et toujours à l'intention des personnes concernées.

Flexibilité grâce aux groupes d'utilisateurs plutôt qu'aux attributions individuelles

Les collaborateurs sont parfois en vacances, malades ou tout simplement débordés. Pour que les processus fonctionnent malgré tout, il est judicieux d'attribuer des tâches non pas à des personnes individuelles, mais à des groupes d'utilisateurs. Ainsi, le système reste flexible – et personne ne doit craindre qu'un processus s'enlise parce que quelqu'un n'est pas disponible.

Définissez des groupes d'utilisateurs et déterminez des rôles au sein de ces groupes. Un seul peut porter le chapeau !

Si vous tenez compte de ces recommandations, vous pouvez rendre vos processus plus efficaces et augmenter considérablement leur acceptation par les utilisateurs. Une structure claire, une répartition judicieuse des tâches et une stratégie de notification bien pensée sont ici les clés du succès.

Les fabricants de logiciels ont compris l'importance d'établir des processus et de les représenter de manière claire. C'est pourquoi les solutions modernes pour la gestion de projets ou l'envoi de newsletters, par exemple, contiennent généralement une telle fonction. Chez crossbase, la gestion des workflows aide les utilisateurs à créer des processus autour des données de produits.