Wie man die Erstellung von Grafiken mit Adobe Illustrator in Verbindung mit einem PIM-System beschleunigen kann

Mit einem PIM-System und Adobe Illustrator können sprachspezifische Grafiken und bemaßte Skizzen automatisch erzeugt werden.

Grafiken spielen in der Produktkommunikation eine wichtige Rolle. Zum einen erklärend mit textuellen Beschriftungen in Form von Illustrationen, Piktogrammen oder Diagrammen. Zum andern als bemaßte Skizzen, welche aus technischen Zeichnungen abgeleitet sind und Maße (Metrisch, Inch) enthalten. Dazu wird die Grafik typischerweise mit Adobe Illustrator (AI) erstellt.

Der Erstellungsprozess selbst ist kreativ und kann nicht automatisiert werden. Nachfolgend werden jedoch häufig Varianten dieser Grafiken erstellt, mit anderen Maßen für bestimmte Artikelvarianten oder mit Übersetzungen in die verschiedenen Sprach- und Landvarianten. Und dann wird jede dieser Varianten für Verwendungen im Print und Internet gespeichert. Dieser Prozess ist mühevoll und zeitaufwändig. Und genau dafür eignet sich eine Automatisierung, die im Folgenden beschrieben ist.

Ausgangsbasis und Voraussetzungen

Ich möchte zwei Fälle betrachten:

1.) Sprachspezifische Grafiken

Es werden Grafiken mit häufig wiederkehrendenden Textbestandteilen erstellt, welche in verschiedenen Sprachvarianten verfügbar sein sollen.

2.) Bemaßte Skizzen

Es werden Grafiken erstellt, welche numerische Maße enthalten und für US-Maße umgerechnet werden sollen. Oder für andere Artikelvarianten mit abweichenden Maßen verwendet werden sollen.

Technisch wird vorausgesetzt, dass die Inhalte, also die Grafiken (im AI-Format), die Textbestandteile (samt Übersetzungen) und die Maße, in einem PIM-System verwaltet sind. Und dass eine Anbindung an Adobe Illustrator existiert. Das sind die beiden Voraussetzungen für eine Automatisierung der Grafiken.

Die IST Situation mit manuellem Vorgehen

Für die bildliche Beschreibung von Produkten werden meist auch Grafiken eingesetzt. Dabei achten die Grafiker gerne darauf, dass die Grafiken sprachneutral sind: indem beispielsweise Buchstaben oder Ziffern eingesetzt und in der Bildlegende erläutert oder in einer Tabelle die Maße zu verschiedenen Artikelvarianten dargestellt sind. Somit vermeiden sie, dass die Grafiken für weitere Sprach- oder Artikelvarianten erstellt werden müssen.

Falls sprachneutrale Grafiken jedoch nicht möglich oder auch nicht gewünscht sind, werden direkt in den Grafiken Texte in einer Ursprungssprache, z. B. in Deutsch oder Englisch, eingefügt. In diesem Fall muss der Grafiker später dafür sorgen, dass diese Texte übersetzt werden. Nach der Übersetzung werden die Texte in der Grafik auf den entsprechenden Sprachlayern eingefügt („Copy & Paste“) und sprachspezifisch in den erforderlichen Derivaten für Internet und Print gespeichert. Pro Sprache ist mit 5–10 Minuten zu kalkulieren.

Im zweiten Falle, dass die Grafiken Abmessungen enthalten, müssen diese für den US-Markt in US-Maße, beispielsweise Inch, umgerechnet werden. Hierbei werden die Maße gerundet oder bevorzugt als Brüche (Halb, Viertel, Achtel usw.) angegeben. Dies ist eine sehr aufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Teilweise können auch dieselben Grafiken für verschiedene Artikelvarianten verwendet werden. Dazu werden die Maße manuell angepasst und die Grafik für jede Artikelvariante gespeichert. Pro Variante ist mit 10–15 Minuten zu kalkulieren.

Automatisierungsmöglichkeiten

Mit der Anbindung an Adobe Illustrator lassen sich Übersetzungen und Maße automatisch in Grafiken einfügen.

Dieses Vorgehen bietet enorme Vorteile:

• Grafiken lassen sich in allen notwendigen Sprachvarianten und Derivaten (Print, Internet usw.) automatisch erzeugen. Der manuelle Aufwand entfällt.
• Der Grafiker muss sich nicht um Übersetzungen kümmern. Textbestandteile, die bereits übersetzt vorliegen, werden wiederverwendet und sind somit auch einheitlich. Falls Übersetzungen nicht vorliegen, werden sie dem üblichen Übersetzungsprozess zugeführt und müssen nicht manuell übersetzt werden.
• Der Grafiker muss keine Umrechnungen, z. B. in Inch, vornehmen. Die Umrechnung wird durch die Software automatisch durchgeführt und kann auch in der Inch-typischen Bruchdarstellung erfolgen.
• Der Grafiker kann eine Skizze für verschiedene Artikelvarianten verwenden und die Maße automatisch einfügen lassen.

Technisches Vorgehen

Damit eine Automatisierung möglich ist, müssen neue Grafiken mit Adobe Illustrator vorbereitet werden. Für bereits bestehende Grafiken kann die Aufbereitung automatisch erfolgen.

Für den Fall, dass eine neue Grafik erstellt wird, ist das Vorgehen wie folgt: In der Grafik werden anstatt dem Text oder dem Maß selbst Variablen eingesetzt, sogenannte Marker. Der Marker verweist auf einen bestimmten Textbaustein oder ein bestimmtes Maß, z. B. den Durchmesser. Die Grafik wird im PIM-System importiert und die entsprechenden Textbausteine zu der Grafik zugeordnet; mit Bezug zu dem Marker. Im Falle von bemaßten Grafiken ist es ausreichend, die Grafik an die Artikelgruppe zuzuordnen.

Für existierende Grafiken kann dieser Ablauf massenweise automatisiert werden. Dazu werden die Texte in der Ausgangssprache aus der Grafik automatisch extrahiert und durch Marker ersetzt. Jeder noch nicht vorhandene Textbestandteil wird dabei im PIM-System gespeichert und zur Grafik automatisch zugeordnet. Falls die Textbestandteile inhaltlich identisch bereits existieren, werden diese zugeordnet.

Fazit

Je mehr sprachspezifische Grafiken vorhanden und je mehr Sprachen notwendig sind umso höher ist die Zeitersparnis. Bei Tausenden von Grafiken und mehr als 10 Sprachen kann die Zeitersparnis mehrere Monate betragen. Zusätzlich können Maße in Grafiken eingefügt oder auch in Inch für den US-Markt umgerechnet werden. Qualitativ gesehen erreicht man mit dem Vorgehen eine einheitliche Darstellung und vermeidet Fehler.