Effizientes Onboarding von Produktdaten

Ein Produktinformationsmanagement-System steht und fällt mit der Qualität der Daten, die es verwaltet. Bei der Einführung eines PIM-Systems liegt der Fokus oft auf den Ausgabekanälen, doch die Import-Seite ist mindestens ebenso wichtig. Bei einer kontinuierlichen Übernahme von Produktdaten verschiedener Zulieferer muss sichergestellt sein, dass alle Informationen präzise, aktuell und einheitlich sind. Doch dieser Prozess ist komplex und stellt Distributoren und Hersteller gleichermaßen vor Herausforderungen. Wie lassen sich Produktdaten möglichst effizient ins PIM-System übertragen? Welche Probleme treten häufig auf und wie können sie gelöst werden?

Was bedeutet Onboarding in PIM-Systemen?

Onboarding bezeichnet den Prozess des Importierens, Validierens und Strukturierens von Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen in ein PIM-System. Ziel ist es, eine konsistente und qualitativ hochwertige Datenbasis zu schaffen, die dann für verschiedene Vertriebskanäle genutzt werden kann. Ein gut durchgeführtes Onboarding reduziert Fehlerquellen, verbessert die Effizienz und erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen.

 

ETL: Der Dreiklang der Datenverarbeitung

Ein zentraler Bestandteil des Onboardings ist ETL (Extract, Transform, Load). Dieser dreistufige Prozess sorgt für eine reibungslose Datenintegration.

 

Am Anfang steht das Extrahieren der Daten. Dabei werden sie aus verschiedenen Quellen gesammelt, beispielsweise aus XML- und Excel-Dateien oder per REST-Webservices im JSON-Format. Was auf den ersten Blick einfach klingt, ist häufig eine große Herausforderung, denn wenn bislang kein PIM-System im Einsatz war, befinden sich diese Daten verstreut auf unterschiedlichen Rechnern, in unterschiedlichen Abteilungen und in unterschiedlichen Formaten.

 

Ist dies getan, geht es ans Transformieren. Hier werden die Daten bereinigt und in ein einheitliches Format gebracht. Dazu gehört zum Beispiel das Umrechnen in passende Mengen- und Maßeinheiten.

 

Zuletzt werden die aufbereiteten Daten in das PIM-System importiert. Hier helfen Prüfregeln, fehlerhafte oder unsinnige Daten zu vermeiden.

 

Aus unserer Erfahrung ist es mit eine der größten Herausforderungen, diese Informationen zu sammeln und zusammenzufügen. Die gute Nachricht: Moderne PIM-Systeme wie crossbase verfügen über integrierte ETL-Funktionen, die den Aufwand für die Datenintegration erheblich reduzieren.

 

 

Herausforderungen beim Onboarding von Produktdaten

Beim Importieren von Produktdaten treten häufig Probleme auf. Dies liegt daran, dass Lieferanten oft unterschiedliche Strukturen und Formate verwenden und die vorhandenen Daten somit extrem unterschiedlich ausfallen. 

 

Uneinheitliche Datenformate

Es fängt oft schon bei den Bezeichnungen und Strukturen für Attribute wie Größe, Gewicht oder Farbe an. Einmal wird die Länge in cm angegeben, einmal in mm. Für eine konsistente Produktkommunikation müssen diese Angaben einheitlich sein.

 

Inkonsistenz durch fehlende Standardisierung

Es ist von enormer Wichtigkeit einheitliche Standards festzulegen um Inkonsistenzen zu vermeiden. Diese legen fest, wie beispielsweise Maßangaben gemacht werden müssen, wie Texte zu verfassen sind, welche Angaben verpflichtend zu machen sind und vieles mehr. Je klarer diese Standards definiert sind, umso einfacher tun sich Datenpfleger bei der Anlage und umso einheitlicher ist die Außenwirkung.

 

Variantenvielfalt in den Griff bekommen

Viele Produkte existieren in zahlreichen Varianten, die nur in Details abweichen. Diese Varianten zu verwalten, ist extrem aufwendig, denn in der Regel sind es sehr viele Produkte die eigentlich identisch sind und bei denen nur die Länge, der Durchmesser oder die Farbe differieren. Um dies einfacher handhaben zu können, verwenden PIM-Systeme hierarchische Strukturen und eine Vererbungslogik. Beides sollte bei der Einführung genau bedacht werden um die perfekte Struktur für die eigenen Produkte aufzubauen.

 

Mapping und Standardisierung

Die zwei wesentlichen Mittel um das Onboarding zu vereinfachen sind das Mapping und die Standardisierung.

Beim Daten-Mapping werden Datenfelder aus unterschiedlichen Quellen in eine Standardstruktur überführt. Dabei werden alle Produktinformationen korrekt zugeordnet und konsistent gespeichert. Vereinfacht kann man es sich folgendermaßen vorstellen: aus vielen kleinen Tabellen werden die Informationen in einer großen zusammengebracht und zwar so, dass die entsprechenden Informationen immer in den passenden Spalten stehen. Am Ende hat man eine Gesamtübersicht, die inhaltlich einheitlich ist obwohl die Quellen ganz verschieden waren.

Klassifikationssysteme wie ETIM oder ECLASS helfen, Produktdaten in standardisierte Kategorien einzuordnen, wodurch der Austausch zwischen verschiedenen Systemen und Partnern erleichtert wird. Sie sind weit verbreitet bei der Klassifizierung technischer Produkte und bieten sich vor allem an, wenn die Informationen im internationalen Umfeld ausgetauscht werden müssen.

Fazit

Ein effizientes Onboarding von Produktdaten ist essenziell für den Erfolg eines PIM-Systems. Durch ETL-Prozesse, Daten-Mapping und die Nutzung von Klassifikationsstandards lassen sich typische Herausforderungen bewältigen. Unternehmen, die diese Methoden anwenden, profitieren von präzisen, aktuellen und konsistenten Produktdaten – eine wichtige Grundlage für erfolgreichen E-Commerce und digitale Prozesse.