Autark arbeiten nach der PIM-Einführung: Vorteile und Voraussetzungen

Die Einführung eines neuen – oder die Ablösung eines vorhandenen – Product Information Management (PIM)-Systems markiert in der Regel einen Wendepunkt in der Produktdatenverwaltung eines Unternehmens und natürlich in allen damit verbundenen Prozessen. Besonders wertvoll wird ein System aus meiner Sicht, wenn das System nach der Implementierungsphase ein weitgehend eigenständiges Arbeiten ermöglicht. Eigenständigkeit bedeutet dabei nicht, auf Unterstützung verzichten zu müssen. Vielmehr geht es darum, interne Teams zu befähigen und gleichzeitig bei Bedarf auf einen erfahrenen Partner zurückgreifen zu können. Abteilungen wie Marketing, Produktdatenmanagement und Vertrieb können damit flexibel und ohne ständige externe Unterstützung agieren.

Die wesentlichen Vorteile – und weshalb die Software selbst wie auch der Softwarehersteller hier eine entscheidende Rolle spielen, möchte ich im Folgenden erläutern.

Wichtige Vorteile des autarken Arbeitens

1. Schnellere Erstellung von Verkaufs- und Marketingunterlagen
Mit einem entsprechend ausgestatteten PIM-System können interne Teams Verkaufsunterlagen wie Datenblätter, Kataloge oder Preislisten weitgehend selbst aufsetzen und generieren. Dank zentraler Datenhaltung, im Vorfeld erarbeiteter Vorlagen und einer flexiblen Software (dazu weiter unten mehr) lassen sich Layouts und Inhalte anpassen, ohne jedes Mal auf Agenturen oder den Softwarehersteller bzw. -implementierer angewiesen zu sein.

2. Flexibler und schneller Datenexport
Autarke Nutzung bedeutet auch, dass Exporte für entsprechende Ausgabekanäle (z. B. Webshops, Marktplätze, Handelspartner oder andere interne Systeme) selbst konfiguriert und bespielt werden können. Ob CSV, XML oder andere interne, spezifische Formate – qualifizierte Anwender passen Filter, Attribute und Strukturen eigenständig an. Das ermöglicht zeitnahe Aktualisierungen und eine hohe Reaktionsfähigkeit auf Markt- oder Kundenanforderungen.

3. Reduzierte Abhängigkeiten und geringere laufende Kosten
Weniger Support-Anfragen an externe Dienstleister oder den Hersteller senken die Betriebskosten langfristig. Wenn Layoutregeln eigenständig und ohne Programmierkenntnisse erstellt und angepasst werden, entstehen hier keine Kosten und die Flexibilität auf Basis von Änderungen (die naturgemäß an der Tagesordnung sind) bleibt erhalten. Interne Teams gewinnen an Souveränität, was deren Motivation steigert und Prozesse beschleunigen kann.

4. Stärkere Identifikation und Entwicklung interner Lösungskompetenz
Nicht zu unterschätzen sind neben den technischen Aspekten auch die menschlichen: Mitarbeiter, die eigenständig mit dem PIM arbeiten, identifizieren sich deutlich stärker mit dem System und den firmeneigenen Prozessen. Sie entwickeln ein tieferes Verständnis für die Datenstrukturen und Möglichkeiten des Systems. Dadurch entsteht eine wertvolle Verknüpfung zwischen dem internen Produktwissen der Fachabteilungen und den technischen Möglichkeiten des PIM. Mitarbeiter werden zu echten „Power Usern“, die nicht nur Daten pflegen, sondern kreative Lösungen für neue Anforderungen erarbeiten. Dies fördert Innovation von innen heraus und macht das Unternehmen insgesamt agiler.

5. Höhere Agilität im Tagesgeschäft und bessere Investitionssicherheit
Neue Produkte oder Varianten können schneller aufbereitet und publiziert werden. Marketingkampagnen, regionale Anpassungen oder personalisierte Unterlagen lassen sich inhouse umsetzen. Das verkürzt Time-to-Market und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Ein System, das eigenständiges Arbeiten fördert, wächst mit dem Unternehmen mit. Individuelle Konfigurationen bleiben bei Updates erhalten, und neue Anforderungen können intern angegangen werden, ohne große Folgeprojekte.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit autarkes Arbeiten realistisch wird, spielen sowohl die Software als auch der Hersteller eine entscheidende Rolle.

Softwareseitige Voraussetzungen:

• Keine Programmierung für Layoutanpassungen: Das System sollte leistungsstarke, visuelle Tools bieten, mit denen Anwender Layouts für Print- und Digitalmedien selbstständig anpassen können – beispielsweise über grafische Editoren, Vorlagen und regelbasierte Automatismen.
• Frei konfigurierbare Datenexporte: Anwender müssen Exporte, Filter, Attributzuordnungen und Formate ohne Entwicklerunterstützung selbst einrichten und verwalten können. Dies ermöglicht flexible Anpassungen an unterschiedliche Kanäle und Partneranforderungen.

Herstellerseitige Voraussetzungen:

Ein Hersteller, der echte Autarkie ermöglichen will, geht weit über die reine Software-Lieferung hinaus. Wichtig sind:

• Umfassender Wissenstransfer und Schulungskonzept: Gute Hersteller bieten strukturierte Schulungen, Workshops und ausführliche Dokumentationen, die gezielt auf die unterschiedlichen Nutzerrollen (z. B. Power-User vs. Standard-Anwender) abgestimmt sind. Ziel ist es, dass interne Teams nach der Einführungsphase eigenständig neue Konfigurationen umsetzen und Probleme lösen können.
• Verlässlicher, partnerschaftlicher Support: Persönliche Ansprechpartner mit klar definierten Reaktions- und Lösungszeiten sind essenziell. Ziel des Supports ist es, Kunden zu befähigen, und gleichzeitig bei neuen Anforderungen oder besonderen Fragestellungen schnell und kompetent zu unterstützen. Dabei geht es um eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und nicht um eine dauerhafte Abhängigkeit.

  Ein direkter Zugang zum Hersteller ohne viele Zwischenstufen beschleunigt die Zusammenarbeit und schafft Vertrauen.

• Transparente und updatesichere Weiterentwicklung: Regelmäßige Releases mit klarer Roadmap und der Garantie, dass individuelle Konfigurationen bei Updates erhalten bleiben. So investieren Unternehmen langfristig sicher und können neue Funktionen ohne großen Aufwand nutzen.
• Tiefe Branchen- und Prozesskenntnis: Der Hersteller sollte die spezifischen Herausforderungen (z. B. variantenreiche Produkte, komplexe Attributstrukturen, internationale Anforderungen) verstehen und Best Practices einbringen, die echte Eigenständigkeit der Kunden fördern.

Zusammenfassend kann man sagen: Autarkes Arbeiten mit einem PIM-System verwandelt Produktdatenmanagement von einer Engstelle in einen strategischen Vorteil. Es spart Kosten, steigert die Geschwindigkeit, fördert die interne Kompetenzentwicklung und gibt Teams die Freiheit, kreativ und kundenorientiert zu agieren. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch die Wahl einer Software und eines Herstellers, die genau diese Eigenständigkeit durch intuitive Werkzeuge, flexible Architektur und flexiblen Support ermöglichen.

Unternehmen, die diese Voraussetzungen berücksichtigen, profitieren langfristig von effizienteren Prozessen, größerer Unabhängigkeit und einer stärkeren Verankerung des Produktwissens im gesamten Unternehmen.

Ein Softwarehersteller, der seinen Kunden autarkes Arbeiten ermöglicht, sie im Zweifel aber nicht alleine lässt, ist hierfür die beste Voraussetzung.