Warum Menschen der entscheidende Erfolgsfaktor in PIM-Projekten bleiben – auch im KI-Zeitalter

Jeder redet von Künstlicher Intelligenz: KI soll Texte schreiben, Bilder generieren, Daten automatisch anreichern und sogar komplette Produktkataloge optimieren. Ein Bekannter von mir brachte das neulich mit einem interessanten Gedanken auf den Punkt: Weil wir uns keine Zeit nehmen, Texte zu schreiben, lassen wir diese von der KI schreiben und die Leser? Die nehmen sich nicht die Zeit, die Texte zu lesen, sondern lassen sich diese von der KI wieder zusammenfassen. Wir müssen also schauen, dass wir uns nicht mehr mit der KI als mit der Lösung von Problemen beschäftigen und uns irgendwann im Kreis drehen.

Keine Frage: Die Technologie, die dahintersteckt ist und bleibt faszinierend – doch wer schon einmal ein Product Information Management-System erfolgreich eingeführt hat, weiß: Die größte Herausforderung und der größte Erfolgsfaktor sind nicht Algorithmen, sondern eben: die Menschen, die Lösungen für Ihre Aufgaben benötigen, um diese effizienter erledigen zu können.

Hinzu kommt: Die Einführung eines PIM-Systems ist keine klassische Software-Implementierung. Sie ist eine tiefgreifende organisatorische Transformation. Prozesse, die jahrelang gewachsen sind, werden radikal neu gedacht. Datenstrukturen, die bisher in Excel-Listen, ERP-Systemen und verschiedenen Abteilungen verteilt waren, werden zentralisiert und standardisiert. Workflows verändern sich, Verantwortlichkeiten verschieben sich, und die gesamte Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Produktinformationen umgeht, wird neu definiert.

Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob ein PIM-Projekt nur ein IT-Vorhaben bleibt – oder zum nachhaltigen Wachstumsmotor für den gesamten Vertrieb, den E-Commerce und das Marketing wird.

1. Das Fundament: IT und Projektmanagement

Jedes erfolgreiche PIM-Projekt beginnt mit einem starken technischen und organisatorischen Fundament. Hier arbeiten IT-Leute, erfahrene Projektmanager und teilweise externe PIM-Berater eng zusammen.

Ihre Aufgaben gehen weit über die reine Systemkonfiguration hinaus:

• Definition einer tragfähigen Datenarchitektur (Attribute, Strukturen, Sichten, Klassifizierungen)
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme (ERP, MAM, E-Commerce-Plattformen, Marktplätze)
• Erstellung eines realistischen Projektplans mit klaren Meilensteinen
• Etablierung von Berechtigungen: Wer darf welche Daten ändern? Welche Qualitätsstandards gelten?

Ohne diese disziplinierte Steuerung droht die Gefahr, dass man das wesentliche Ziel aus den Augen verliert und durch unzählige – teils vermeintliche – Anforderungen mäandert, was wiederum zu Budgetüberschreitungen und Frustration führt. Gute Projektleiter sorgen dafür, dass das Projekt auch in turbulenten Phasen (z. B. bei Personalwechsel, Änderungen von gesetzlichen Vorgaben oder sich ändernden Marktanforderungen) nicht aus der Spur gerät.

2. Wie werden aus Daten Erlebnisse?

Ein PIM-System mit reinen Stammdaten ist wie ein Auto ohne Benzin. Die eigentliche Magie entsteht, wenn kreative und fachlich versierte Mitarbeiter die Daten mit Leben füllen:

• Produktmanager definieren, welche Attribute für welche Produktkategorie wirklich relevant sind (technische Daten, Zertifizierungen, Anwendungsinformationen).
• Texter und Marketing-Experten erstellen verkaufsstarke, suchmaschinenoptimierte Beschreibungen, die nicht nur informieren, sondern emotional ansprechen.
• Designer, Fotografen und KI-Experten sorgen für hochwertige Bilder, Videos und 3D-Modelle.
• Übersetzer passen Inhalte für internationale Märkte an.

Diese Teams verwandeln „trockene Produktdaten“ in überzeugende Kundenerlebnisse – und das über alle Kanäle hinweg: Onlineshops, Printkataloge, Marktplätze, mobile Apps.

3. Der kontinuierliche Kreislauf: Produzenten und Konsumenten der Daten

Nach dem Go-Live beginnt die eigentliche Reise erst. Hier zeigt sich, ob das PIM-System tatsächlich lebt: „Produzenten“ wie Produktmanager, Lieferanten und/oder die technische Redaktion pflegen und erweitern die Daten täglich. „Konsumenten“ (Vertrieb, Key Account, E-Commerce-Team, Agenturen, Partner) nutzen diese Daten und geben Feedback zurück.

Genau in diesem Zusammenspiel entsteht der größte Mehrwert:

• Der Außendienst meldet, welche Produktinformationen bei Kunden besonders gut ankommen.
• Der E-Commerce-Manager erkennt, welche Attribute die Verkäufe steigern.

Moderne PIM-Systeme unterstützen diesen Kreislauf durch klare Rollen- und Rechtekonzepte, Workflow-Automatisierungen, Freigabeprozesse und Benachrichtigungen. Dennoch bleibt der Erfolg abhängig von der Motivation und dem Verständnis der beteiligten Menschen.

4. Die größten Herausforderungen – und wie Menschen sie meistern

Viele PIM-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an klassischen Change-Management-Themen:

• Widerstände in den Fachabteilungen („Das haben wir doch immer schon so gemacht“)
• Fehlende Akzeptanz durch mangelnde Einbindung der Key User
• Unklare Verantwortlichkeiten
• Zu hohe Erwartungen an Automatisierung (auch hier: KI kann unterstützen, optimieren, beschleunigen – aber nicht alles ersetzen)

Erfolgreiche Unternehmen investieren deshalb frühzeitig in:

• Regelmäßige Workshops und Schulungen
• Klare Kommunikation des „Warum?“ (Mehr Umsatz, weniger Retouren, schnellere Time-to-Market)
• Erfolgsmessung und regelmäßiges Feiern von Zwischenerfolgen
• Kontinuierliche Verbesserung als gelebte Kultur

Damit wird klar: PIM ist und bleibt Teamsport

Technologie – auch KI-gestützte – ist ein unglaublich starker Beschleuniger. Sie automatisiert Routineaufgaben, erkennt Inkonsistenzen, schlägt Optimierungen vor und beschleunigt viele Prozesse enorm. Aber sie ersetzt keine strategische Entscheidung, keine kreative Idee und keine echte Zusammenarbeit.

Ein leistungsstarkes PIM-System zeichnet sich daher nicht nur durch moderne Technik aus, sondern vor allem dadurch, wie gut es Menschen befähigt: durch intuitive Benutzerführung, flexible Rollenkonzepte, transparente Workflows und die Möglichkeit, menschliche Expertise dort einzubringen, wo sie am meisten zählt.

Wer ein PIM-Projekt plant oder sein bestehendes System auf das nächste Level heben möchte, sollte daher drei Fragen parallel stellen:

1. Welche Technologie passt am besten zu unserer Systemlandschaft und unseren Anforderungen?

2. Haben wir die richtigen Menschen, die richtigen Prozesse und die richtige Kultur, um dieses System wirklich zum Erfolg zu führen?

3. Und wie erleben wir die Menschen, die uns auf diesem Weg begleiten? Berater und Softwarehersteller …

Nur wenn diese Antworten stimmen, wird aus einem PIM-Projekt ein echter Wettbewerbsvorteil!