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crossbase.print und crossbase.layout: Integrierte und vollautomatische Printproduktion mit InDesign

crossbase.print ist die Schaltzentrale für Layouter, mit der das automatische Layouten von gedruckten Verkaufsunterlagen für alle Länder und Sprachen gesteuert wird – von Einzelseiten über die Bucherstellung bis zum druckfertigen PDF.

crossbase.layout ist der Baukasten für Layouter und Grafiker. Mit dem Layouteditor können Layoutvorlagen für strukturierte und kreativ gestaltete Katalogseiten erstellt werden.

crossbase.print steuert die automatische Produktion der Seiten für sämtliche Print-Publikationen in beliebigen Sprachen und für beliebige Märkte. Dies betrifft nicht nur die Positionierung von Bildern, Texten und Tabellen sowie die Verwaltung der Layoutvorlagen und Seiten.
Auch der Korrekturprozess, Buchfunktionen zur Erstellung des Gesamtdokuments und schließlich die Druckaufbereitung sind integriert. Die Produktion erfolgt über die marktführende Publishingsoftware Adobe InDesign.

Die Bedienung des Layouteditors orientiert sich an der Arbeitsweise mit Adobe InDesign. crossbase.layout bietet eine Vielzahl an bereits konfigurierten Layoutregeln. Mit innovativen Funktionen wie der Verdrängung und der Umbruch-Steuerung können flexible Layoutvorlagen erstellt werden. Diese können anschließend für ähnlich aufgebaute Seiten wiederverwendet werden.

Zentrale Funktionen

Layouteditor

Eine Layoutvorlage besteht aus Layoutbereichen, die mit Bildern, Tabellen und Texten aus der Datenbank verknüpft sind. Ein Layoutbereich kann dabei von einem oder mehreren anderen Layoutbereichen verdrängt werden. Gleichzeitig kann ein Bereich selbst wiederum mehrere Bereiche verdrängen. Die gegenseitigen Abhängigkeiten werden übersichtlich und visuell im Layouteditor dargestellt, so dass auch komplexe Beeinflussungen optimal gepflegt werden können.

Einem Layoutbereich kann eine Layoutregel hinterlegt werden, nach der die Bilder, Tabellen und Texte angeordnet werden. Eine Layoutregel kann zum Beispiel lauten: „Positioniere Produktfotos in diesem Layoutbereich von links nach rechts mit einem Abstand von 15 mm und positioniere die Bilder vertikal an einem Spaltenraster. Falls Bildlegenden vorhanden sind so positioniere diese im vertikalen Abstand von 10 mm zur linken unteren Bildecke."

Die automatische Platzierung auf Basis der Layoutvorlage erzeugt ein InDesign-Seitendokument. Zudem können Bilder, Tabellen und Texte nachträglich verschoben, vergrößert und im Ausschnitt geändert, bzw. in InDesign beliebig bearbeitet und diese Layoutänderungen gespeichert werden. Auf diese Weise können alle Ansprüche an das Layout auch bei der automatisierten Printproduktion erfüllt werden.

Visuelle Erstellung und Bearbeitung von Layoutvorlagen mit dem Layouteditor crossbase.layout

Seitenstreckenplanung

Die Seiten werden in einer von der Produktstruktur unabhängigen Publikationsstruktur kapitelorientiert abgelegt. Die Zuordnung von Inhalten zu einer Seite kann im Seiteneditor entweder durch die Verknüpfung von Produkten oder durch die direkte Verknüpfung von Bildern, Texten und Tabellen an die Seite erfolgen.

Seitenstreckenplanung: Im Seiteneditor sind alle publikationsrelevanten Verknüpfungen zu sehen. Im linken Bereich wird die Seitenvorschau und die verwendete Layoutvorlage angezeigt. Im mittleren Bereich sind die mit der Seite verknüpften Bilder, Tabellen und Texte zu sehen.

Tabellenerstellung

Im Tabelleneditor werden die Produkttabellen erstellt. Von einfachen Standardtabellen bis hin zu komplexen Matrixtabellen werden alle Anforderungen abgedeckt. Tabellen können Merkmale, aber auch Produktbilder und Texte enthalten. Analog zur Layoutvorlage und zum Seitenlayout sind bei Tabellen das Tabellentemplate und das Tabellenlayout maßgeblich.

Anpassungen im Tabellenlayout können für nachfolgende Aktualisierungen und Sprachwechsel ebenfalls in die Datenbank zurückgespeichert werden. Um die Anzahl an Tabellentemplates zu minimieren, sind komplexe Tabellenlayoutregeln möglich. Dazu zählen z.B. dynamische Spaltenbreiten, Funktionen für den Zellenverbund und Gruppierungsregeln.

Seiten- und Buchproduktion

Für die Seitenproduktion werden die entsprechenden Seitendokumente sowie die Produktionssprachen in der Seitenverwaltung ausgewählt. Anschließend kann die vollautomatisierte Seitenproduktion mit einem Mausklick gestartet werden.

Wenn alle Seiten eines Kapitels erstellt sind, werden diese zu einem Adobe InDesign-Buch zusammengefasst. Für die Bücher stehen folgende Funktionen zur Verfügung, die vollautomatisch angewendet werden können:

  • Paginierung
  • Auflösung von Seitenquerverweisen
  • Erzeugung eines Artikelindex
  • Erzeugung eines Inhaltsverzeichnisses
  • Erzeugung eines (sprachspezifisch sortierten) Stichwortverzeichnisses
  • Durchführung der Satzspiegelsteuerung für linke und rechte Seiten sowie die Platzierung einer Griffleiste
  • Druckaufbereitung als PDF und Verpacken für die Weitergabe an die Druckerei

Sprachwechsel

Die zunehmende internationale Ausrichtung ist ein maßgeblicher Grund für die Einführung eines PIM-Systems. Daher ist die mehrsprachige Medienproduktion ein zentrales Merkmal der crossbase-Lösung:

  • Sprachmutation: Voraussetzung hierbei ist, dass das Sortiment für alle Länder identisch ist. Bild- und Textrahmen sind in den einzelnen Sprachebenen deckungsgleich. Dadurch muss im Druck nur die Schwarzplatte ausgetauscht werden, was erhebliche Kostensenkungen ermöglicht.
  • Sprachvariante: Hierbei gilt bezüglich des Sortiments die selbe Voraussetzung wie bei der Sprachmutation. Aufgrund von länger laufenden Fremdsprachentexten wirkt sich der Umbruch jedoch auf Bildstand und Seitenzahl aus. Daher werden für jede Sprache separate Dokumente erzeugt.
  • Ländervariante: Der Inhalt unterscheidet sich vom Masterkatalog, da z.B. Fotos und Sortimente länderspezifisch voneinander abweichen. Ausgehend vom Masterkatalog werden länderspezifische Kataloge dupliziert.
  • Sprachmixer: Bei diesen Katalogen werden verschiedene Sprachen auf einer Katalogseite dargestellt. Die Positionierung der fremdsprachigen Texte erfolgt über die Einstellung von konfigurierbaren Sprachmixer-Regeln.

Veranschaulichung des Modus Sprachmutation mit Ebenen

Veranschaulichung des Modus Sprachvariante

Bidirektionale Integration ermöglicht freie Gestaltung in InDesign

crossbase bietet seit dem Jahr 2000 die vollständige Integration von Adobe InDesign in den Printprozess. Die automatisiert erzeugten Seitenlayouts werden parallel zum InDesign-Seitendokument in der crossbase-Datenbank gespeichert. Das ermöglicht zum einen eine einfache Aktualisierung der Inhalte (Änderungen, Sprachwechsel) und zum anderen einen einfachen Update von Adobe InDesign auf neuere Programmversionen - das Layout bleibt dabei zu 100% erhalten.

Diese vollständige Integration ist die Basis für folgende Funktionen:

  • Layouter können beliebige Anpassungen oder eine völlig kreative Gestaltung in InDesign vornehmen und in die Datenbank zurückspeichern. Dies wird oft für die Erstellung von Marketingbroschüren oder Versandhandelskatalogen angewandt.
  • Die Ampelschaltung kann Änderungen von layoutrelevanten Daten (Bilder, Texte, Produktmerkmale, Tabellen etc.) feststellen, visuell darstellen und somit den Änderungsworkflow stark vereinfachen.
  • Freie Platzierung über die Adobe InDesign-Bibliothek. Mit der Freien Platzierung bietet crossbase schon von Anfang an eine einzigartige Möglichkeit, die Vorteile des freien Layoutens mit denen der datenbankgestützten Katalogproduktion zu verbinden. Eine neue Technologie von Adobe InDesign erlaubt es, sämtliche, der Seitenstrecke zugeordnete Elemente, in ein eigenes Bedienfeld zu platzieren, das über dem Dokument frei verschoben werden kann. Dies hat zudem den Vorteil, dass Bilder, Tabellen und Texte übersichtlich dargestellt und gruppiert werden können.

Freie Platzierung über die Adobe InDesign-Bibliothek

Ampelschaltung

Die Ampelschaltung wurde speziell für die Anforderungen der Layouter entwickelt. Ereignisse werden laufend aus der Datenpflege protokolliert und deren Auswirkungen auf bestehende Katalogseiten farblich angezeigt. Der Layouter erkennt somit auf einen Blick, welche Seiten geprüft und aktualisiert werden müssen.

Erläuterung der Ampelschaltungs-Symbole

Seitenverwaltung mit visueller Statusinformation ("Ampelschaltung")

Mehrschichtenarchitektur

In der crossbase-Datenbank sind Layout und Inhalt strikt voneinander getrennt. Änderungen in beiden Bereichen beeinflussen sich daher nicht. Im Unterschied zu vielen anderen Systemen ist auch das Layout in zwei Komponenten aufgeteilt. Die Layoutvorlagen enthalten Platzierungsregeln und verbinden Inhalte (Textarten und Bildkategorien) aus der Datenbank mit den Layoutvorlagen. Auf Basis der Layoutvorlage wird anschließend automatisiert das Seitenlayout in Adobe InDesign erstellt, das die Koordinaten und Einstellungen aller platzierten Inhalte enthält. Da die Layoutvorlagen und das finale Adobe InDesign-Seitenlayout unabhängig vom erzeugten Adobe InDesign-Seitendokument gespeichert werden, können Änderungen in allen Schichten detailliert protokolliert werden. Inhalte können einfach und schnell im Adobe InDesign-Seitenlayout und -Seitendokument automatisiert aktualisiert werden. Auch das Update auf neue Adobe InDesign Versionen ist dadurch jederzeit einfach möglich.

Schaubild Mehrschichtenarchitektur

Erweiterte Funktionen

Buchvorschau

Die Buchvorschau bietet schon vor der Buchproduktion, Paginierung und Satzspiegelsteuerung eine komfortable Kontrolle. Es wird eine Übersicht über alle Seiten, gegliedert nach Kapitel mit Einzel- und Doppelseitenlayouts, Paginierung und Umbrüchen übersichtlich und visuell dargestellt.
Der konkrete Nutzen für den Anwender an dieser Stelle ist die enorme Zeitersparnis, da das InDesign-Buch nur einmal während der Katalogproduktion tatsächlich erstellt werden muss.

Die Buchvorschau simuliert den Umbruch und die Paginierung über alle Seiten und stellt ggf. Umbruchprobleme dar, z.B. falls Doppelseiten auseinandergerissen werden müssen oder ein Kapitel fälschlich mit einer rechten statt linken Seite beginnt.

Batch- und Finishingmodul

Das Batchmodul berücksichtigt sämtliche Arbeitsschritte zur Erstellung von druck- und internetfähigen PDF-Katalogen - von der mehrsprachigen Tabellen- und Seitenerstellung über die Paginierung bis hin zur Steuerung des Satzspiegels.
Dazu zählen z.B. Funktionen wie das Hinzufügen von Griffleisten, Spezifika für linke und rechte Seiten, die korrekte Paginierung bis hin zum automatischen Auflösen von Produkt- und Seitenverweisen - auch über mehrere InDesign Buchdokumente hinweg.

Dokumentenimport

Manuell erstellte InDesign-Dokumente, z.B. gestaltungslastige Broschüren, die von der Agentur oder dem Layouter erstellt wurden, können in crossbase mit wenigen Mausklicks in die PIM-Datenbank gespeichert werden. Dabei werden alle Inhalts- und Layoutinformationen automatisch übernommen.
Inhalte wie Bilder, Texte und Tabellen werden nach Benutzereinstellung aufgeteilt und als Text- und Medienelemente in die Datenbank gespeichert. Anschließend können Texte effizient übersetzt und Sprachwechsel vollautomatisch produziert werden.

Seitenworkflow

Das Modul unterstützt u.a. den Korrekturprozess in Katalogen oder Broschüren, indem Layouter, Grafiker, Produktmanager und Redakteure Seiten mit Bearbeitungsinformationen versehen können. Anstehende Bearbeitungsschritte können eingegeben und dem zuständigen Mitarbeiter mit Start- und Endtermin zugestellt werden – per E-Mail und mit To-Do-Liste.
Neben strukturierten Planungs- und Steuerungsdaten, wie z.B. der Bearbeitungsstatus, die Freigabe und zu erledigende Aufgaben, können auch Kommentare eingegeben oder Dokumente angehängt werden.

crossbase-Printserver

Mit Hilfe des crossbase-Printservers, der in der Lage ist, mehrere Produktionsrechner zu bündeln, wird die Produktionszeit erheblich gesenkt. Dazu melden sich freie Produktionsrechner beim crossbase-Printserver an und der Printserver verteilt die Produktionsjobs parallel auf die angemeldeten Produktionsrechner. Für die intelligente Steuerung sorgt hierbei das Loadbalancer-Modul. Die Serverfarm ist v.a. für große Produktionsmengen geeignet, z.B. bei der Erstellung von Fremdsprachen.

Handhabung von Textüberläufen

Textüberläufe in den Fremdsprachen können manuell in Adobe InDesign korrigiert und dauerhaft in die Datenbank zurückgespeichert werden. Die Korrektur der Textüberläufe kann jedoch auch automatisiert erfolgen. Wird ein Textüberlauf erkannt, so kann der Inhalt des Feldes durch vordefinierte Textanpassungsfunktionen verkleinert werden.

Einstellbare Anpassungen sind z.B. die horizontale oder vertikale Skalierung sowie der Schriftgrad und der Zeilenabstand. Über einen Schwellenwert wird eingestellt, bis zu welcher Grenze bestimmte Parameter angepasst werden dürfen. So bleibt die Gesamtoptik möglichst gut erhalten.

Die Textanpassung wird durch die automatische Änderung von verschiedenen Zeichenformaten in Adobe InDesign realisiert. Welche Zeichenformat-Parameter in welcher Reihenfolge und mit welchen Schritten angepasst werden sollen, kann exakt konfiguriert werden. Die steuerbaren Ausprägungen sind z.B. die horizontale oder vertikale Skalierung sowie der Schriftgrad und der Zeilenabstand. Über einen Schwellenwert wird eingestellt bis zu welcher Grenze bestimmte Parameter angepasst werden dürfen. Das Ziel hierbei ist es, die Gesamtoptik möglichst gut zu erhalten.

Beispiel: Es können beliebige Parameter definiert werden, so dass ein Text z.B. zuerst in 1%-Schritten horizontal bis zu 40% skaliert wird. Wird der erzeugte Überlauf noch nicht unterbunden, greift die nächste Regel und der Text wird zusätzlich bis zu 2 Punkte in der Größe verkleinert. Weitere Parameter sind die vertikale Skalierung und der Zeilenabstand.

Durch das breite Spektrum an Parametern und Einstellmöglichkeiten können Textüberläufe auf ein Minimum reduziert werden. Falls der Textüberlauf bestehen bleibt, hilft eine automatisch gesetzte farbliche Markierung bei der Erkennung. Dieses beschriebene Vorgehen ist insbesondere bei Fremdsprachenvarianten von großem Vorteil, da die Nacharbeit erheblich reduziert wird.

Beispiel für Textshrinking und Überlauf

crossbase.list

crossbase.list ermöglicht eine schnelle Erstellung von Preislisten und kann autark ohne das crossbase PIM-System eingesetzt werden. D.h. es wird keine direkte Anbindung an eine Datenbank benötigt. Da in vielen Fällen eine Microsoft Office Installation vorhanden ist, wurde Excel als Konfigurator für die automatisierten Preislisten gewählt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von komplexen Konfigurationsmethoden. Textformatierung und Medien werden einmalig für ein oder mehrere Projekte exportiert und müssen somit nicht für jedes Projekt bereitgestellt werden.

Über eine Excel-Datei, welche aus crossbase und ggf. aus dem ERP-System befüllt wird, sowie bereitgestellten Bilddateien können direkt Preislisten produziert werden. Durch die Abkopplung von der Datenbank kann crossbase.list auch in Niederlassungen oder Landesgesellschaften flexibel eingesetzt werden. Falls Landesgesellschaften z.B. nicht mit dem PIM-System arbeiten, ist der Excel-Export eine effektive Lösung, um kostengünstig eine Preisliste zu generieren.

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Thomas Kern
Geschäftsführender Gesellschafter, Projektmanager
+49 (0)7031 / 714 – 720
t.kern@crossbase.de


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Herby Tessadri
Verkaufsleiter, Prokurist
+43 (0)5574 / 64880 – 39
h.tessadri@crossbase.at

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