Erfolgreicher Abschluss des PIM-Projektes bei Schöck

Den resultierenden Zeitaufwand, der durch die manuelle Erstellung der verschiedenen Publikationen wie Technische Informationen und Preislisten in 23 unterschiedlichen Sprache-Land-Varianten entstand, galt es zu minimieren, um eine Steigerung von Produktivität und Aktualität zu erreichen.

Die Schöck Bauteile GmbH plante daher 2011 eine zentrale und datenbankbasierte Verwaltung aller Produktinformationen für alle Länder und Sprachen einzuführen.

Ziel war es, eine konsistente Datenbasis mit Ankopplung an SAP zu schaffen, über welche die Automatisierung und Steuerung der länderspezifischen Publikationen und Medien bedient wird. Der Datenpflege- und Übersetzungsprozess sollte transparent und standardisiert gestaltet werden.

Gesucht wurde eine Standardsoftware-Lösung die sämtliche Anforderungen an eine globale Produktkommunikation erfüllt und die automatisierte Erstellung von Print-Publikationen ermöglicht. Das größte Augenmerk lag auf einem transparenten Redaktionsprozess, der dem Anwender eine effiziente und einfache Arbeitsweise ermöglichen soll. Der Übersetzungsprozess sowie die Printausleitung sollte anwenderfreundlich aufgebaut sein und einen automatisierten und durchgängigen Produktionsprozess von Print-Publikationen in verschiedenen Sprache-Land-Varianten garantieren.

In einem Evaluierungsprozess wurden fünf führende PIM- Systeme im Hinblick auf die für Schöck relevanten Anforderungen untersucht. In der Evaluierung zeichnete sich ab, dass die Möglichkeiten zur Individualisierung der crossbase-Standardsoftware in Verbindung mit dem serviceorientierten Ansatz entscheidend für einen Projekterfolg sind. Dies führte dazu, dass sich Schöck für die PIM-, MAM- und Crossmedia-Lösung von crossbase entschied.

Nach der Entscheidung für die Lösung von crossbase begann die Analyse und Konzeption im Jahr 2012. Während der Projektanalyse wurden folgende Schwerpunkte an das Projekt definiert:

• Die Abbildung der komplexen Bemessungswerte. Diese sollen komprimiert und dreidimensional (Betondeckung, Festigkeit und Höhe) dargestellt werden können. Wichtig hierbei ist die Verbindung der Massenpflege über den Matrixdialog und die spätere Auswertung in Tabellenform.
• Die Verwaltung und länderspezifische Kennzeichnung der Produktinformationen (z. B. Grafiken, Texte, Merkmale), um markt- und medienspezifische Produktsichten abbilden zu können.
• Die Definition weniger Layoutvorlagen für viele unterschiedliche Seitenlayouts, um redaktionelle Inhalte wie z. B. Grafiken, Zeichnungen und Produktfotos, Texte sowie Tabellen mit Produktinformationen automatisiert in das anspruchsvolle Layout ausleiten zu können.
• Die Produktion von länderspezifischen Publikationen, die sich bzgl. Sortiment und Inhalten unterscheiden, in Verbindung mit einem effizienten Übersetzungsprozess.

Auf Basis der crossbase-Standardsoftware wurde für Schöck eine individuelle PIM-, MAM- und Crossmedia-Lösung konfiguriert. Standardsoftware und individuelle Lösungskonzepte, die zudem releasefähig sind, sind für crossbase keine Gegensätze. Für Schöck war es wichtig, die Software um spezifische Anpassungen wie z. B. den Matrixpflegedialog zu ergänzen. Somit konnten wichtige Anforderungen, wie die Pflege komplexer Bemessungstabellen, optimal erfüllt werden.

Die Installation der Software erfolgte in Baden-Baden – der Zugriff aller Mitarbeiter, auch von anderen Standorten, und von Mitarbeitern mit Apple-Systemen, erfolgt über Citrix.

Die erste Printpublikation, die mit Hilfe von crossbase bis Januar 2013 erstellt wurde, war die „Technische Information XT“ (im weiteren Verlauf als TI bezeichnet). An der Erstellung der TI, die aus 10 Produktkapiteln und einem redaktionellen Bauphysikteil besteht, arbeiteten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen. Ein Team kommt aus dem Bereich Technischer Support, welches für die PIM-Pflege, die technische Redaktion und die Datenpflege verantwortlich war. Ein Team von Mediengestaltern erstellte Layoutvorlagen, Randverzierungen, Absatz-/Zeichenformate, Templates und Grafiken. Das SAP-Team aus der IT unterstützte in technischen Fragen sowie beim initialen Datentransfer und der Anbindung der SAP-PIM-Schnittstelle.

Die Ausgangsbasis jedes PIM-Projekts ist die Datenschnittstelle zum ERP-System. Hierzu wurde vorab eine Klassifizierung der Artikel und deren Merkmale in SAP durchgeführt. Ein täglicher Import der PIM-relevanten Verkaufsartikel mit Produktmerkmalen und Preisen über eine automatisierte Datenschnittstelle führt zu einer aktuellen Datenbank. Dies ist für die crossmediale Produktkommunikation ausschlaggebend. Basierend auf der SAP-Schnittstelle folgt der Datenpflegeprozess in crossbase.

Ein zentraler Dialog, der individuell für Schöck entwickelt wurde, ist der Matrixpflegedialog. Er dient dazu, die Produkte mit umfangreichen Bemessungsmerkmalen anzureichern. Über 600 Bemessungsattribute wurden systematisch definiert und parametrisiert. Somit können Millionen von Bemessungsmerkmalen effizient gepflegt werden.

In der Redaktionsstruktur wurden in sog. Sinneinheiten Bilder, Formeln und Texte angeordnet und mit länderspezifischen Kennzeichen gepflegt, um markt- und medienspezifische Produktsichten abbilden zu können. Dazu zählen die länderspezifischen Technischen Informationen (29 Länder und 34 Sprachen) für die Zielgruppen „Tragwerksplaner“ und „Architekten“ sowie die Preislisten. Diese Publikationen wurden über crossbase und Adobe InDesign automatisiert produziert, wobei die Ländervarianten über das Katalogsortiment und die länderspezifische Auswertung der Medien- und Textelemente gesteuert wurden.

Das Highlight der Printproduktion war die Automatisierung der variantenreichen Seitenstrecken und komplexen Tabellen über derzeit 6 Layoutvorlagen. Die Elemente wurden über flexible Verdrängungsregeln auf der Seite platziert. Mithilfe des Print-Servers konnten sich Redakteure während der Datenpflege eine druckgenaue Vorschau der Seiten erstellen lassen, auch ohne eine lokale Installation von Adobe InDesign.