Betriebsanleitungen online und gedruckt bei Schmersal

Dank crossbase und der Schnittstelle zu SAP haben wir die Pflege unserer Produktdaten optimieren können. Die Datenversorgung der Onlineshops wurde automatisiert und die Produktion der Betriebsanleitungen in 17 Sprachen wird ebenfalls mit crossbase automatisiert umgesetzt.

Uwe Franke
Leiter Medien und Datenbanken, K.A. Schmersal GmbH + Co. KG

Böblingen, den 14.03.2023: Die K.A. Schmersal GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Wuppertal wurde 1945 gegründet. Das Unternehmen ist Hersteller von Sicherheits-Schaltgeräten und -Systemen zum Schutz für Mensch und Maschine. Darüber hinaus bietet Schmersal Systemlösungen für die Automatisierung und Sicherheit von Maschinen und Anlagen. Die Unternehmensgruppe ist mit ihrem Sortiment in diesem Bereich einer der größten Anbieter der Welt und mit ihren Standorten global vertreten.

 

Ausgangssituation und Ziel

Die Betriebsanleitungen bei Schmersal bestehen aus redaktionellen Beschreibungen und Produktinformationen. Zu den redaktionellen Beschreibungen gehören beispielsweise Hinweistexte und Bilder zur Montage, Diagnose, Inbetriebnahme und Wartung sowie die Konformitätserklärung. Die Produktinformationen enthalten vor allem Informationen zum Typenschlüssel und zu den technischen Daten.
 
Die Betriebsanleitungen wurden ursprünglich manuell in Adobe InDesign erstellt. Ebenso die entsprechenden Sprachvarianten, die bis zu 17 Sprachen umfassten. Anschließend wurden sie in crossbase importiert und zum Download im PDF-Format bereitgestellt.
 
Der Aufwand bei dieser Vorgehensweise war enorm und band personelle Ressourcen für einen langen Zeitraum. Aus diesem Grund, sollten die Betriebsanleitungen in allen Sprachen direkt aus crossbase ausgeleitet werden. Neben der bisherigen Ausgabe im PDF-Format sollten die Informationen in Form von HTML für den Onlineshop bereitgestellt werden.
 
Schmersal verwendete bereits die crossbase-PIM-Lösung, die Produktinformationen lagen somit vor. Lediglich die Beschreibungen mussten strukturiert erfasst werden, da sie bislang nur in InDesign Dokumenten enthalten waren. Einmal erfasst, können alle Inhalte direkt in crossbase gepflegt und aktualisiert werden.
 

Das Vorgehen

Sämtliche Produktinformationen werden in der crossbase (PIM und MAM) verwaltet.
Das Channel Output Management steuert die länderspezifischen Kataloge im Onlineshop (Intellishop).
Die Inhalte werden über die REST-API der Website bereitgestellt, weitere Schnittstellen sind nicht erforderlich.
Im Falle der Schmersal-Betriebsanleitungen werden die folgenden Informationen für alle relevanten Sprachen und Länder übermittelt:
 

• Artikel entsprechend des Landes (mittels Sortimentsteuerung)
• Baumstruktur und Filter zur Produktauswahl
• Merkmalen, Daten, Dokumenten und Abbildungen zum Produkt
• CAD-Daten
• Produktbeziehungen (z. B. Systemkomponenten)

Darüber hinaus werden Seitentypen mit der Marketingstruktur (z. B. Produktkategorie, Produktgruppenfilter, Produktliste) gesteuert.
Zur strukturierten Erfassung der redaktionellen Inhalte dient in crossbase die Redaktionsstruktur. Damit können Inhalte in sogenannte „Sinneinheiten“ gegliedert werden. Solche „Sinneinheiten“ sind beispielsweise textliche Beschreibungen, Abbildungen und Tabellen. Alle Inhalte lassen sich übersetzen und versionieren. Da viele Inhalte häufig wiederverwendet werden, können Textbausteine in einer Bibliothek abgelegt und verknüpft werden.
Für die Ausgabe in Adobe InDesign wird die integrierte crossbase-Printengine eingesetzt. Eine zweispaltige Layoutvorlage wurde mit dem crossbase-Layouteditor grafisch erstellt und kann jederzeit angepasst werden. Änderungen an Inhalten, produktseitig oder redaktionell, werden visuell angezeigt. Hierbei ist die sogenannte Ampelschaltung im Einsatz.
Für die Ausgabe im Onlineshop wird der API-Server eingesetzt. Das Layout ist responsive und wird somit auf jedem Endgerät optimal dargestellt.
 

Das Ergebnis

Dank des modularen Aufbaus der crossbase-Lösung, konnte die bei Schmersal bereits im Einsatz befindliche Lösung, um weitere Module erweitert werden. Damit werden jetzt zwei wesentliche Vorteile genutzt: durch die automatisierte Erstellung der Betriebsanleitungen wird künftig viel Zeit gespart, denn sie erfolgt „auf Knopfdruck“. Die personellen Ressourcen, die dadurch freigesetzt werden, können anderweitig eingesetzt werden.
 
Die Bereitstellung der in der crossbase-Datenbank gepflegten Produktinformationen garantiert auf den Online-Kanälen jederzeit aktuelle, optimierte und fehlerfreie Daten, da sie permanent abgeglichen und
bei Bedarf aktualisiert werden.